Un outil de productivité pour votre entreprise : l’autogestion

L’autogestion est l’un des meilleurs outils de productivité disponibles pour votre entreprise. Savoir gérer la charge de travail et canaliser le stress susceptible d’apparaître chez le personnel et, à long terme, au sein de la compagnie, relève de la responsabilité et l’obligation des leaders de l’organisation.

Plus une personne est haut placée dans l’organigramme d’une entreprise, plus elle devra surveiller ses compétences de leader et ses connaissances sur l’autogestion. L’amélioration de l’efficacité sera une façon de mesurer nos capacités sans aucune ambiguïté. Mais pas de panique : cette capacité à gérer le temps et les outils de façon adéquate peut être acquise à travers une formation spécifique.

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Que doivent donc avoir les outils d’autogestion en commun ? Nous avons rassemblé un certain nombre de recommandations qui vous aideront à être plus productif dans votre entreprise.

1. Commencez par analyser

Pour pouvoir gérer la productivité au sein de votre organisation, vous devez tout d’abord faire une halte pour dresser un bilan de votre situation. Comme le suggère David Allen dans sa matrice de GTD, la première chose à faire est d’analyser. Nous devons partir d’un examen exhaustif qui nous permette de localiser les pratiques improductives que nous réalisons au jour le jour. Dans le cas de GTD, cette analyse repose sur deux piliers principaux : la perspective et le contrôle. L’état « idéal » serait de compter sur de hauts niveaux de contrôle et de perspective ; à l’opposé, l’état le plus alarmant serait celui d’un faible contrôle et d’une faible perspective, qui requerrait un changement urgent de cap.

2. Faites confiance aux nouvelles méthodologies

Nous devons reporter toute notre attention sur les inefficacités de l’organisation, afin de pouvoir les corriger et de mettre en place des techniques efficaces à impact durable. L’autogestion d’une entreprise doit être ouverte aux nouvelles méthodologies. Les avancées technologiques de ces dernières années ont fait de la possibilité d’améliorer notablement la productivité une réalité, aussi bien dans notre vie privée que dans notre environnement de travail.

3. Établissez des limites

Empêcher qu’une mauvaise gestion ne se traduise par des habitudes nuisibles à notre productivité n’incombe pas seulement à notre organisation : nous en avons nous aussi la responsabilité. L’entreprise doit néanmoins montrer le chemin et définir des structures qui soutiennent les nouvelles routines efficaces. Le secret pour être productifs et mettre en marche une autogestion efficace dépend dans une large mesure de notre capacité à faire face aux interruptions et obstacles qui freinent chaque jour notre productivité. Établissez des limites aux personnes et aux technologies, apprenez à dire « non ».

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4. Définissez les obstacles

Parfois débordés par tout ce que nous avons à faire, nous nous décourageons. Toute tentative de définir et d’expliquer les complications de chaque tâche nous aidera à distinguer plus clairement l’objectif et nous permettra de prendre la bonne décision plus rapidement.

5. Pensez à l’étape suivante

L’une des raisons les plus courantes de ne pas commencer une tâche que nous avons programmée est que nous ne savons pas en quoi consiste la prochaine étape. Savoir exactement ce que nous devons faire nous servira à nous mettre au travail. Envoyer un courriel, faire un appel téléphonique, demander de l’aide à quelqu’un, rédiger un rapport, etc. Nous devons transformer en habitude le fait de préciser la prochaine action requise par notre tâche.

6. Restez calme

De temps en temps, il est nécessaire de lâcher du lest, de rester calme et de transmettre cette tranquillité aux membres de l’équipe. Il ne s’agit pas de freiner le sentiment d’engagement, mais d’alléger la charge qui nous bloque à certains moments. Un bon leader saura identifier le moment où un membre de l’équipe a besoin de faire une pause « stratégique » pour prendre de l’élan.

7. Divisez les tâches

Une grande partie des outils d’autogestion reposent sur la division des tâches en des actions beaucoup plus petites afin de permettre et de faciliter leur exécution. La déclinaison des projets en tâches accessibles et susceptibles d’être réalisées en équipe, à plusieurs, est tout aussi importante que « d’établir l’étape suivante ».

8. Évitez le multitâche

Les compagnies qui cherchent à définir la priorité des tâches parviennent à réduire considérablement les coûts associés à la perte de productivité. Le plus grand danger du multitâche est que nous pouvons nous habituer à vivre avec lui. Il est facile qu’il devienne une habitude (ouvrir un grand nombre d’onglets dans le navigateur, répondre à un courriel tout en parlant au téléphone, relire un rapport pendant une réunion… qui ne l’a jamais fait ?). L’entreprise doit promouvoir des actions favorisant le « monotâche » en vue d’améliorer les processus.

9. Utilisez des outils qui favorisent l’autogestion

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreux outils de productivité qui simplifient la difficile gestion de nos tâches quotidiennes. Au-delà des outils en ligne destinés à optimiser le temps, comme Evernote et ses homologues (One Note, Springpad, Simplenote, Google Keep), tout le monde peut s’interroger sur les meilleurs systèmes de productivité pour son entreprise.

En définitive, il y a de nombreux outils d’autogestion et de stratégies qui aident à améliorer la productivité dans l’entreprise. L’amélioration de l’efficacité est un objectif à la portée de toute organisation, et il incombe à ses leaders de faciliter le déploiement de méthodes favorisant l’efficacité et le rendement.