Nuestro sistema de productividad personal está rodeado de cosas que hacer, problemas que resolver, peticiones, encargos, proyectos… Todas aquellas cosas sobre las que no hemos tomado una decisión las llamamos “pre-ocupaciones”, es decir, cosas de las que nos ocupamos antes de ocuparnos realmente de ellas.
Las pre-ocupaciones generan estrés, ocupan tiempo e interfieren con el resto de cosas de las que sí te estás ocupando. Imagina, por ejemplo, que tienes un rayón en el coche. Cada vez que te montas en él, lo ves y recuerdas que tienes que repararlo. El rayón se ha convertido en una pre-ocupación y mientras no tomes una decisión respecto al rayón, seguirá molestándote. Hay dos formas de eliminar esta pre-ocupación y el estrés que conlleva:
- En primer lugar, podríamos decidir que no vamos a arreglar el rayón. Al fin y al cabo, lo normal es que los coches tengan rayones y tener el coche impoluto no compensa ni el tiempo ni el esfuerzo de llevarlo al taller. Puede que sigamos viendo el rayón, pero a partir de la decisión, nuestra mente no nos estará recordando que tenemos algo pendiente que hacer, ya que hemos decidido no hacer nada.
- En segundo lugar, podríamos decidir arreglarlo. La mejor forma de eliminar la pre-ocupación sería llevar el coche al taller, pero quizás tomemos la decisión de posponerlo o delegarlo. Así también eliminaremos la pre-ocupación y el estrés asociado a ella. Por lo tanto, una pre-ocupación seguirá siendo tal, hasta que tomemos una decisión. En nuestro curso de Gestión del Tiempo, Triskelion, lo explicamos mediante este diagrama:
Si la respuesta es “sí, voy a hacer algo al respecto”, tendremos que convertir esa decisión en una acción concreta. Es preciso definir cuál es exactamente el siguiente paso que vamos a dar. El siguiente paso es la siguiente acción física y concreta para hacer realidad esa decisión. Por ejemplo, “llevar el coche al taller” no es la primera acción física concreta que tendremos que llevar a cabo. Antes de poder hacerlo, tendremos que localizar el teléfono del taller, llamar para pedir cita y, finalmente, llevar el coche. Por lo tanto, “Localizar el teléfono del taller” es el siguiente paso que deberías registrar en el sistema. Es una acción concreta que es fácil de llevar a cabo. Tu listado maestro de tareas debe ser un listado de siguientes pasos y no un listado de decisiones.
Tu sistema debe recoger todos los siguientes pasos que debes dar relacionados con tus distintos objetivos y decisiones. Constantemente debes estar preguntándote “¿Cuál es el siguiente paso?”. El secreto de las personas más eficaces y productivas es que son capaces de definir un siguiente paso sea cual sea la magnitud del objetivo o del proyecto. De esa forma, no se asustan ni procrastinan y empiezan a moverse mucho más rápido. En definitiva: Las pre-ocupaciones rodean tu sistema y estarán presentes hasta que tomes una decisión. Y serán decisiones hasta que definas la siguiente acción física y concreta a llevar a cabo. El listado de tareas de tu sistema deberá recoger todos tus siguientes pasos, tanto del ámbito personal como del profesional.