Hoy vamos a realizar un ejercicio rápido. Abre tu agenda y ponte a sumar las reuniones que tienes programadas para hoy, para esta semana y para este mes. Muchas, ¿verdad? Ahora te preguntarás si todas tienen sentido y empezarás a contemplar la posibilidad de eliminar algunas de ellas. Estás en el camino correcto.
Según el informe Better Business Meetings de la Universidad de Wharton, “una empresa mediana con 100 empleados puede llegar a tirar a la basura 750.000 euros anuales a la basura”. Y éste es un problema que se extiende por todas las empresas del mundo.
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Así lo confirma este estudio realizado por Attentiv: “America se reúne demasiado” (America meets a lot). De su análisis se desprende que el coste medio de una reunión en suelo americano es de $338, sin llegar a incluir el salario de los CEOs y altos directivos, lo que podría elevar la cantidad a los $20.000.
¿Qué coste tiene la falta de planificación?
Uno de los mayores problemas es la falta de planificación. Muchas de las reuniones que realizamos a diario se destinan a planificar futuras reuniones o a realizar simples ejercicios de “brainstorming” en los que no hay nada preparado de antemano y que alargan el tiempo que empleamos en ellos. Y, desgraciadamente, estas reuniones ocurren cada vez más a menudo. Según el estudio America meets a lot, éstas suponen 11 millones de reuniones cada día, 55 millones en una semana y más de 220 millones en un mes.
¿Sorprendido? Pues sigamos jugando a los números. Si decidimos calcular el coste que suponen estas reuniones no planificadas en base al gasto medio por reunión extraído del estudio de Attentiv, nos encontramos el siguiente resultado: el coste de una sola reunión diaria para una empresa americana a lo largo de un año llega a alcanzar los $90.000.
¿Tiempo perdido?
A estos reveladores datos hay que unir un indicador clave, el tiempo dedicado por nuestros empleados. La media de participantes en las reuniones americanas es de 9 trabajadores. Y estos encuentros duran entre 31 y 60 minutos.
Te ahorramos el cálculo que tienes en la cabeza: los trabajadores de una empresa estadounidense destinan, de media, más de 66.000 horas anuales a reunirse.
¿Tus reuniones son productivas?
Calculado el coste y el tiempo empleados en reuniones a lo largo de un año, ahora llega la pregunta clave: ¿Realmente todas las reuniones son productivas? El 33,4% de los que participan en ellas cree que no. Y algunas de las principales razones que se desprenden son la ausencia de toma de decisiones, la falta de preparación o la desorganización.
Ante esta realidad se hace más entendible el siguiente dato aportado por la Universidad de Wharton: “El coste global de las reuniones puede dispararse hasta los 800.000 millones de euros anuales”. Entra y toma asiento. Bienvenido a la reunión del billón de euros.