Un compliance officer o responsable del cumplimiento normativo es una persona bien informada y altamente calificada cuya función dentro de una empresa es garantizar que todos cumplan con todos los requisitos legales y reglamentarios, con las políticas internas y con los estatutos. Eso incluye las regulaciones de Prevención de Riesgos Laborales y la buena gestión de los datos. Es responsabilidad del compliance officer asegurarse de que todo el departamento dedicado al cumplimiento normativo comprenda su función. Deben proporcionar la orientación que la administración y el personal necesitan para poder identificar y administrar el riesgo regulatorio, algo importante en el entorno empresarial donde el litigio es bastante común.
Servicios de cumplimiento normativo en el trabajo
Un número creciente de empresas confía en los compliance officers para proporcionar servicios y estructuras que ayudan a que todas las personas que comparten un lugar de trabajo cumplan con la amplia gama de normas y reglamentos que les afectan. En el entorno empresarial moderno, existe una creciente sensibilidad hacia el cumplimiento de los estándares de comportamiento aceptable. El responsable del cumplimiento normativo o compliance officer se encarga de garantizar que todos los miembros de la gerencia y de la plantilla de una compañía conozcan y cumplan esas normas para proteger la imagen de la compañía y evitar que se enfrenten demandas o multas.
Un rol polifacético
Los compliance officers desempeñan un papel poliédrico en muchas empresas modernas. No solo participan activamente en la prestación de servicios internos relacionados con cuestiones como el cumplimiento de las leyes relacionadas con la salud en el trabajo, o con las leyes de contabilidad pública de empresas y de protección al inversor, sino que también dependen de ellos para ayudar a reducir el riesgo y la incidencia de delitos financieros de la compañía. En algunos casos, el responsable del cumplimiento normativo también tiene que servir de asesor general de la empresa. Se le pide que brinde orientación legal sobre una amplia gama de asuntos y actividades comerciales. Eso puede suponer la intervención en la relación entre los empleados o en el impacto ambiental y social de los procesos de producción y comercialización de la compañía.
Cómo trabaja el compliance officer
Para garantizar que las empresas mantengan políticas y procedimientos que estén dentro del marco regulatorio de su industria, los compliance officers a menudo tienen que revisar los estándares de comunicación externa existentes y establecer otros nuevos, si es necesario. Se trata desde exigir descargos de responsabilidad en los correos electrónicos hasta diseñar o actualizar políticas internas para mitigar el riesgo de la empresa de violar las leyes y regulaciones gubernamentales o industriales. Las funciones de un compliance officer también puede incluir el examen de las instalaciones y procedimientos de producción para garantizar que sean seguros y brinden el nivel requerido de accesibilidad.
Auditorías internas de procedimientos
Los compliance officers deben estar al tanto de las políticas internas de su empresa y tener un conocimiento profundo y comprender dónde es posible que ocurran infracciones regulatorias. Para mitigar el riesgo de que las políticas y procedimientos de la compañía puedan violar las leyes comerciales en constante cambio, el compliance officer debe realizar auditorías internas de los procedimientos de su compañía con regularidad. También ha de crear sesiones formativas periódicas y enviar notificaciones que comuniquen de manera efectiva las normas clave de cumplimiento y los principios éticos que el personal tiene que respetar escrupulosamente en sus actividades diarias.
Un entorno regulatorio intensivo
Las empresas modernas operan en un entorno regulatorio extremo. Eso hace que el papel del compliance officer sea aún más importante. Con normas y definiciones sobre el comportamiento aceptable dentro del entorno de trabajo cambiantes, es esencial que el responsable del cumplimiento normativo trabaje estrechamente con las unidades de administración y de negocios para establecer los planes de contingencia apropiados sobre cómo responder en caso de incumplimiento. Los compliance officers efectivos conocen y anticipan estos problemas potenciales y se aseguran de que la compañía esté preparada para manejarlos adecuadamente.
Análisis objetivos de las normativas
Una de las funciones más importantes de un compliance officer es llevar a cabo análisis objetivos de las políticas de su empresa de manera regular. Al revisar continuamente las políticas y procedimientos de la compañía, el responsable del cumplimiento normativo ha de ser capaz de identificar las áreas donde se deben hacer mejoras. No debe permitir que los ejecutivos, la dirección o los empleados influyan en su juicio y le animen a pasar por alto posibles infracciones. Esto puede acabar en sanciones significativas, multas, pérdidas financieras o incluso en el cierre del negocio.
Convertirse en un compliance officer
Aunque ser un compliance officer es una opción de carrera muy lucrativa, no todos tienen el conjunto de habilidades únicas que se requieren para cumplir con las responsabilidades del puesto. Para convertirse en un responsable de cumplimiento normativo, un candidato debe ser honesto, poseer altos estándares éticos, una comprensión clara de las operaciones, normas y procedimientos de la compañía, y la capacidad de comunicarse efectivamente con los ejecutivos, gerentes; además de clasificar y presentar a los empleados por escrito y en persona . Esa persona debe estar atenta y tener la confianza suficiente para poder garantizar que todos en la empresa cumplen las políticas y las normas, o que están sujetos a las medidas disciplinarias apropiadas para evitar que se repita la violación de estas.
Habilidades esenciales
Para ser efectivo y exitoso, el responsable del cumplimiento normativo debe tener brillantes habilidades sociales, ser confiable y mostrar compromiso para garantizar que se aplican las normas y procedimientos de negocio apropiados. Los compliance officers tendrán que prestar atención a los detalles, ser capaces de identificar rápidamente acciones que puedan contradecir el espíritu de la política de la compañía y que puedan hacer que la esta sea susceptible de recibir multas o censura. También deben ser capaces de liderar con el ejemplo.
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Calificación y certificación adecuadas
Un compliance officer no es un puesto de principiante. Requiere un título de licenciatura como mínimo y, a menudo, un título avanzado en derecho o administración de empresas. Muchos responsables de cumplimiento normativo completan programas o certificaciones profesionales específicos. Actualmente, existe oferta formativa relacionada variada, cursos intensivos y programas de certificación para personas interesadas en convertirse en compliance officers debidamente capacitados y bien preparados.
Una demanda creciente
Con la cantidad cada vez mayor de normas y reglamentos que se implementan en la mayoría de empresas e industrias, existe una creciente demanda de servicios de compliance en el trabajo. En muchos negocios, los responsables del cumplimiento normativo son indispensables. El creciente número de denuncias y demandas por discriminación de cualquier tipo o la liberación ilegal de contaminantes ambientales son solo dos ejemplos para ilustrar lo vital que es contar con un equipo de compliance officers competente y proactivo.
Hacer cumplir los controles internos
Con problemas como la política de privacidad de datos o la discriminación, además de los problemas de mala gestión, es esencial contar con alguien encargado de hacer cumplir los controles internos de negocio. Las empresas modernas dependen de los compliance officers para proporcionar servicios de cumplimiento normativo en el trabajo y ayudar a mantener a la empresa y a su personal en el buen camino, legalmente hablando. Ellos aseguran que los controles internos apropiados existan y se respeten. Sin estos profesionales altamente cualificados, habría más incidentes de incumplimiento normativo, con el consecuente perjuicio hacia los trabajadores y los consumidores, y potencialmente más demandas de responsabilidad civil contra empresas.