Que votre productivité professionnelle ne dépende pas de votre boîte de réception. Le lancement de la dernière boîte de réception de Gmail a mis en évidence, pour ceux qui travaillent avec leur courrier électronique, le besoin de gérer différemment leurs boîtes de réception. La principale nouveauté de la nouvelle version du service de courrier électronique de Google a été d’incorporer plusieurs onglets dont l’objectif est d’alléger notre « Inbox ». Certains de ces onglets sont connus de tous :
- Principale : messages des amis et parents, ou qui ne sont pas classés dans d’autres onglets.
- Réseaux sociaux : messages provenant des réseaux sociaux, sites de partage de fichiers multimédia, services de rendez-vous en ligne, plates-formes de jeux et autres sites sociaux.
- Promotions : offres, promotions et autres messages publicitaires.
Qui en effet n’a jamais hésité à ouvrir son courrier électronique, de crainte d’y trouver des dizaines de messages non lus ?
Le courrier électronique facilite considérablement notre vie au travail, mais s’il n’est pas géré correctement, il peut être l’ennemi acharné de la productivité professionnelle. Gamelearn vous propose quelques recommandations simples pour éviter une telle situation :
Guide pour augmenter votre productivité grâce à votre Inbox
- Videz complètement votre boîte de réception. Personne n’a dit que c’était facile, mais ce n’est pas impossible. Et il faut bien le faire à un moment ou un autre. Même si la première fois, vous en aurez pour plusieurs heures, une boîte de réception vide est le point de départ obligé.
- Ne faites pas de votre courrier un gestionnaire de tâches. La plupart des courriels que nous recevons sont en réalité des tâches qui nous sont confiées. Lorsque nous acceptons d’accumuler une partie de nos tâches dans notre boîte de réception, nous assumons également l’obligation de passer en revue tous nos messages pour détecter ceux qui correspondent à des tâches et ceux qui n’en sont pas, ce qui est une perte de temps. Les tâches doivent être enregistrées dans une liste séparée, et gérées à travers un système séparé du courrier électronique.
- Choisissez le moment de gérer votre courrier. Ne vous obnubilez pas : évitez de consulter en permanence votre boîte de réception. Et surtout, ne faites pas l’erreur d’utiliser le courrier électronique comme une façon de plus de tout remettre au lendemain. Saviez-vous qu’il y a des personnes addicts au courrier électronique ? Pratiquement tout le monde commence sa journée de travail en consultant sa boîte de réception. Et il s’agit là du meilleur moyen de perdre tout contrôle sur les priorités. C’est à vous de planifier votre emploi de temps, au risque de passer le reste de la journée à la merci des messages des autres.
- Agissez toujours. Si vous ouvrez un message, c’est dans l’intention d’en faire quelque chose : y répondre, l’archiver, le transformer en une tâche ou le supprimer. Si vous le laissez dans la boîte de réception, sans prendre de décision, vous y reviendrez encore et encore, et vous finirez par l’oublier.
- Créez des dossiers, des groupes, des étiquettes. Utilisez des couleurs. Tout ce qui peut vous servir à classer vos messages et à mieux les localiser.
- Paramétrez votre client de messagerie pour afficher les messages partageant le même objet sous forme de conversations. Vous pourrez ainsi gérer tous les messages appartenant à une même conversation ensemble, quelle que soit leur date d’envoi. C’est très utile pour consulter des thèmes spécifiques.
- Soyez bref, allez droit au but quand vous répondez. Si vous êtes concis, il est probable que vous recevrez des réponses concises.
- Programmez une réponse automatique type avant de vous absenter. Si vous partez en voyage ou en vacances, le message classique « Je suis absent(e) jusqu’au… » informera ceux qui vous écrivent que vous tarderez quelques jours à gérer vos messages, et vous serez plus tranquille.
- Filtrez votre courrier et désabonnez-vous sans compassion. Désabonnez-vous de toutes les newsletters, courriels publicitaires et de promotion qui saturent votre boîte de réception. Dressez la liste de tous les expéditeurs auxquels vous ne répondez jamais, ou dont les messages ne vous intéressent pas, et filtrez-les.
Autre article d’intérêt : Guide pour être plus productif en 20 leçons
Nous avons tous intérêt à protéger notre productivité professionnelle, et à éviter que la gestion du courrier électronique ne devienne un véritable casse-tête. Et vous, quelles sont vos astuces pour maîtriser votre Inbox ?