Nuestro día a día suele estar repleto de preocupaciones, es decir, asuntos sobre los que todavía no hemos tomado una decisión. Son “pre-ocupaciones” y aún no ocupaciones.
Convierte las preocupaciones en ocupaciones
Deberíamos evitar, a toda costa, que se acumulen las preocupaciones tal y como las hemos definido más arriba, porque esto provoca muchas distracciones y genera estrés. Hay que acostumbrarse a tomar decisiones rápidas sobre cada una de ellas.
Existen dos formas de eliminar una preocupación: hacer algo para transformarla en toma de decisión o decidir que no vamos a hacer nada al respecto. Por lo tanto, la primera pregunta que debes plantearte es: ¿Esto requiere que yo haga algo? ¿Implica una acción por mi parte? ¿Voy a hacer algo al respecto?
Si la respuesta es afirmativa, convertirás esa decisión en una acción concreta. Es preciso definir cuál es exactamente el siguiente paso que dar, que será la acción física y concreta para hacer realidad esa decisión. El secreto de las personas más productivas es que son capaces de definir un siguiente paso sea cual sea la magnitud del objetivo o del proyecto. De esa forma, no se asustan ni procrastinan y empiezan a moverse mucho más rápido que las personas que no saben hacerlo.
Las tareas, de una en una, una vez y hasta el final
Una vez tomada la decisión, cuando te enfrentes a cada tarea, cuanto más concreta y limitada mejor, sería recomendable:
- Evitar la multitarea. Concéntrate en una tarea. Desconecta durante ese tiempo que te lleve de todo lo demás. Procura no saltar de una tarea a otra. Por ejemplo, no te entretengas con un email que acaba de llegar…
- Solo una vez. Si una tarea consiste en una reunión es para que en esa reunión se termine el proyecto o se tomen las decisiones adecuadas. No debemos tener una reunión si no está claro el objetivo de la misma. Digamos cuál es el objetivo de la reunión, vayamos con la agenda y las personas necesarias y tomemos las decisiones adecuadas.
- Hasta el final. Si una tarea un muy compleja, desglosemos y planifiquemos cómo abordarla completando subtareas progresivamente. Cumpliremos así el objetivo y no nos quedaremos atascados, resultando en pérdida de tiempo.
El sistema de productividad de Triskelion
El principio ejecutivo de decidir lo antes posible qué hacer con una preocupación forma parte de un sistema productivo basado en otros dos principios más, aparte de ese, los referidos a la planificación y a la gestión. Son tres grandes áreas que componen un curso de gestión del tiempo y productividad que recoge las conclusiones de diversos estudios sobre estos temas, en combinación con los consejos, las herramientas y las reflexiones de los mejores expertos en la materia.
El sistema del Triskelion es flexible. Cada persona puede adaptarlo a su perfil, a su forma de trabajo, a su labor profesional… Sus bases son perfectamente aplicables a una gran variedad de situaciones y pueden funcionar como los cimientos sobre los que sustentar el diseño de nuestro sistema personal de productividad. Al fin y al cabo, es puro sentido común, aunque muchas veces no lo pongamos en práctica.
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