Lunes por la mañana. Nos sentamos frente al ordenador con una taza de café, abrimos el correo. Estamos casi listos para empezar a responder emails y comenzar nuestra jornada cuando, de repente, suena el teléfono. En mitad de la llamada nuestro jefe se acerca y nos encarga una tarea. Nos ponemos de inmediato a trabajar en ella, pero en un momento tendremos que asistir a una reunión. Antes de que nos demos cuenta, el día ha terminado. ¿Qué ha pasado? Simplemente la historia del día a día de muchos profesionales que, a menudo, nos sentimos agobiados por la vorágine cotidiana. Esta rutina de saltar de tarea en tarea no sólo causa estrés, también tiene un coste.
Algunos estudios aseguran que cada año se pierden más de 30 semanas de trabajo debido a la multitarea. Si hacemos el cálculo, es más de la mitad del año. Y es que la multitarea es incompatible con la eficiencia. ¿Cuántas veces nos hemos preguntado, ‘dónde estaba’, antes de continuar? Lo cierto es que no somos multitarea: no podemos pensar simultáneamente en dos o más cosas, sino que pasamos de una a otra (switching), pero realmente hacemos una sola tarea al mismo tiempo. Cambiar de actividad con excesiva frecuencia puede provocar bloqueos mentales que se traducen en horas, días y semanas de tiempo desperdiciado.
Además, es frecuente que incurramos en errores que no cometeríamos si estuviéramos concentrados en un solo cometido. La realidad es que la presunta “multitarea” no sólo nos agota, sino que el resultado de nuestro trabajo es de mucha peor calidad. Sólo en Estados Unidos la multitarea supone para la economía un coste anual en torno a 500 billones de dólares. Otros estudios aventuran que hacer muchas tareas a la vez reduce nuestro coeficiente intelectual hasta 15 puntos.
La buena noticia para los negocios es que priorizar tareas reduce drásticamente este coste de pérdida de productividad asociado a la multitarea. Cursos de gestión del tiempo como Triskelion enseñan y ayudan a practicar técnicas para ser más eficientes. ¿Cómo? Mediante un simulador que orienta y aconseja para concentrarnos en una sola tarea al mismo tiempo, haciendo que seamos mucho más productivos.
Los efectos beneficiosos de la priorización se notan de forma especial durante las reuniones. Para hacernos una idea, en América se celebran diariamente unos 25 millones de meetings, parece pues lógico que también intentemos priorizar las tareas de la propia reunión. Más del 90% admite caer en la multitarea durante reuniones presenciales y el 16% lo hace con frecuencia. Existen ya aplicaciones para mejorar la gestión de reuniones, como Brilliant Meeting, que centran sus esfuerzos en generar decisiones y planes de acción durante las reuniones. El empleado medio desperdicia 31 horas cada mes en reuniones ineficientes, cuyo coste global supera los 800.000 millones de euros anuales.
El mayor peligro de la multitarea es que podemos llegar a convivir con ella. Estamos acostumbrados a tener diez pestañas del navegador abierto, a mirar nuestro móvil mientras consultamos un documento, a responder un email mientras estamos en una reunión.. Con estos hábitos sólo aumenta nuestra fatiga y perdemos productividad. Sigue los consejos de los expertos en time management y comienza a ser eficaz.