Lundi matin. Nous nous asseyons en face de l’ordinateur avec une tasse de café, nous ouvrons le courrier. Nous sommes presque prêts à commencer à répondre aux courriers et à commencer notre journée quand, soudain, le téléphone sonne. Au milieu de l’appel, notre chef s’approche et nous charge d’une mission. Nous nous mettons à travailler dessus immédiatement, mais dans un instant nous devrons assister à une réunion. Avant de pouvoir nous en rendre compte, la journée s’est achevée. Que s’est-il passé ? Il s’agit simplement du quotidien de nombreux professionnels qui fait que nous nous sentons souvent submergés par le tourbillon quotidien. Cette habitude de sauter d’une tâche à l’autre non seulement cause du stress, mais elle a également un coût.
Certaines études assurent que chaque année, plus de 30 semaines de travail se perdent à cause du multitâche. Si nous faisons le calcul, c’est plus de la moitié de l’année. Le multitâche est en effet incompatible avec l’efficacité. Combien de fois nous sommes-nous demandé « Où en étais-je ? » avant de continuer ? En fait, nous ne sommes pas multitâche : nous ne pouvons penser simultanément à deux ou plusieurs choses à la fois, mais nous passons de l’une à l’autre (switching). En réalité, nous ne faisons qu’une seule tâche en même temps. Le fait de changer d’activité trop fréquemment peut provoquer des blocages mentaux qui se traduisent pas des heures, des jours et des semaines de temps perdu.
De plus, nous commettons souvent des erreurs alors que ce ne serait pas le cas si nous étions concentrés sur une seule tâche. La réalité est que la supposée « multitâche » non seulement nous épuise, mais de plus, le résultat de notre travail est de bien plus mauvaise qualité. Rien qu’aux États-Unis, la multitâche suppose à l’économie un coût annuel d’environ 500 milliards de dollars. D’autres études avancent que le fait de réaliser de nombreuses tâches à la fois réduit notre coefficient intellectuel de près de 15 points.
La bonne nouvelle pour les affaires est que prioriser des tâches réduit drastiquement ce coût de perte de productivité associé au multitâche. Des cours de Gestion du temps tels que Triskelion enseignent et aident à mettre en pratique des techniques nous permettant d’être plus efficaces. De quelle manière ? À l’aide d’un simulateur qui nous oriente et nous conseille pour que nous nous concentrions sur une seule tâche à la fois, ce qui nous rend bien plus productifs.
Les effets bénéfiques de cette hiérarchisation des priorités se remarquent particulièrement durant les réunions. Pour nous faire une idée, en Amérique, 25 millions de meetings sont tenues chaque jour, il semble donc logique que nous essayons également de donner une priorité aux tâches de la réunion. Plus de 90 % des personnes admettent tomber dans le multitâche durant des réunions présentielles et 16 % le font fréquemment. Il existe déjà des applications pour améliorer la gestion des réunions, telles que Brilliant Meeting, qui concentrent leurs efforts à générer des décisions et des plans d’action durant les réunions. L’employé moyen perd 31 heures par mois en réunions inutiles, dont le coût total dépasse 800 milliards d’euros par an.
Le plus grand danger de la multitâche est que nous pouvons vivre avec. Nous sommes habitués à avoir dix onglets ouverts dans le navigateur, à regarder notre portable tout en consultant un document, à répondre à un e-mail alors que nous sommes en réunion, etc. Notre fatigue ne fait qu’augmenter avec ces habitudes, et nous perdons en productivité. Suivez les conseils des experts en gestion du temps et commencez à être efficace.
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