Le quotidien dans un bureau fourmille de problèmes imprévus et urgents qui surviennent sans avertissement et exigent notre action immédiate. La réaction d’un grand nombre d’entre nous est de programmer une réunion d’urgence pour résoudre les problèmes. Nous allons vous expliquer pourquoi ce n’est pas la meilleure solution.
Évitez les réunions impromptues
Premièrement, les réunions impromptues ne sont pas bonnes pour votre organisation. Pour qu’une réunion soit vraiment productive, elle doit être prévue à l’avance pour permettre aux participants de préparer leur intervention et, plus important encore, établir un ordre du jour avec les objectifs et les sujets à évoquer. Les réunions impromptues, aussi urgentes qu’elles paraissent, perturbent la planification des employés et ne sont pas axées sur la prise de décisions.
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Repérez celui qui peut vous aider
Si un évènement urgent s’est produit, le plus important est de prendre une décision à son propos. Alors, comment devez-vous agir ? La première chose à faire si un problème nécessite votre attention, est de localiser la bonne personne pour y faire face. Trouvez-la et parlez-lui, expliquez-lui la situation. Une réunion de dernière minute va uniquement retarder la mise en œuvre de mesures et la prise de décisions. En d’autres termes, convoquer une réunion d’urgence ne sert qu’à reporter la solution au problème.
Un appel avant la réunion
Souvent, la « réunionite » est l’excuse pour se distraire de la vraie conversation qui doit avoir lieu. Réfléchissez un moment et demandez-vous si vous pouvez obtenir la réponse à votre question avec un simple appel téléphonique au lieu de convoquer une réunion et voler du temps à des collaborateurs ou des employés. Demandez-vous si ce n’est pas la paresse qui vous incite à vouloir vous réunir, au lieu de parler directement à la personne ou prendre une décision.
En effet, vous devez faire beaucoup de choses avant d’envoyer une demande de réunion et emprunter le temps des autres. Par exemple, commencez par penser à qui devrait participer, et si vous pouvez résoudre le problème en parlant avec une seule personne plutôt qu’à la moitié du bureau, c’est mieux. Si c’est le cas, rejetez l’idée de la réunion et allez parler à cette personne. Vous aurez gagné beaucoup de temps et vous n’en aurez pas fait perdre aux autres.
Utilisez des outils de suivi des processus
Il existe d’autres situations qui, bien que non urgentes, conduisent trop souvent à des réunions inutiles. Simplement le suivi des projets qui sont en cours. Il existe des outils qui permettent le partage des tâches, des informations et du matériel pour que les équipes travaillent de manière organisée. Grâce à ces outils, les responsables peuvent surveiller ce qu’il se passe ou le rôle de chacun, sans convoquer de réunions. Cela ne signifie pas que le leader est inaccessible à l’équipe, mais plutôt qu’il se soucie de la productivité de son organisation.
Dans quelles occasions pensez-vous que les conversations sont plus importantes que les réunions ?