In der Wirtschaft ist die produktive Effizienz bzw. technische Effizienz erreicht, wenn nicht mehr von einem bestimmten Gut produziert werden kann, ohne bei einem anderen Produkt Abstriche machen zu müssen. Angewendet auf die Arbeitsproduktivität führt uns dieses Konzept zur berühmten 80-zu-20-Regel bzw. zu dem nach dem italienischen Ökonomen, Politiker und Soziologen Vilfredo Pareto benannten Paretoprinzip.
In Bezug auf die Produktivität besagt dieses Prinzip, dass mit nur 20 % des Gesamtaufwandes 80 % der Ergebnisse erreicht werden. Mit anderen Worten: Wenn wir eine effiziente Produktivität anstreben, sollten wir uns ausschließlich auf diese 20 % konzentrieren, um so eine möglichst große Rentabilität zu erzielen.
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Zeit, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Wenn auch Sie mit weniger Aufwand mehr erreichen möchten, sollten Sie unbedingt folgende Empfehlungen beachten. Das nimmt nicht mehr als fünf Minuten Ihrer Zeit in Anspruch.
- Überprüfen Sie Ihre bisherige Produktivität. Identifizieren Sie Ihre größten Errungenschaften und analysieren Sie, welche Tätigkeiten Sie durchgeführt haben, um sie zu erreichen.
- Bestimmen Sie den Zeitraum Ihrer maximalen Produktivität und widmen Sie sich diesen Tätigkeiten dann, wenn Ihre Konzentration am höchsten ist.
- Starten Sie mit einer Probezeit, in der Sie die von Ihnen als vorrangig identifizierten Aufgaben und Tätigkeiten ausführen, und notieren Sie sich Ihre Ergebnisse. Beginnen Sie beispielsweise mit einer Woche; an den folgenden sieben Tagen können Sie dann Anpassungen vornehmen.
- Und zu guter Letzt: Teilen Sie Ihre Ergebnisse, um ein Feedback von Kollegen oder Koordinatoren zu erhalten.
Weitere Tipps
Die grundlegenden Schritte sind klar. Sollten Sie jedoch noch mehr Tipps brauchen, um Ihren Arbeitstag produktiver zu gestalten, finden Sie nachfolgend weitere wichtige Hinweise:
- Wählen Sie unter den vorrangigen Aufgaben während Ihrer leistungsstärksten Tageszeit zuerst die Tätigkeiten aus, die am meisten Konzentration erfordern.
- Reduzieren Sie Ihre To-Day-Liste. Wenn Sie beim Planen Ihrer täglichen Aufgaben nicht realistisch vorgehen, sehen Sie sich am Ende des Arbeitstages vor einer Menge unerledigter Dinge, und das ist sehr frustrierend. Eine Liste mit drei bis fünf wichtigen Aufgaben pro Tag ist genug.
- Arbeiten Sie in Intervallen von 60 bis 90 Minuten und legen Sie zwischendurch Pausen ein. Zum Abschalten können Sie beispielsweise einen kurzen Spaziergang machen, etwas lesen, was nicht in Bezug zu Ihrer Arbeit steht, eine Erfrischung zu sich nehmen, meditieren usw.
- Versuchen Sie, wenn immer möglich, sich wiederholende und weniger kreative Aufgaben zu automatisieren. Ein Beispiel: Nachrichtenvorlagen für die Beantwortung bestimmter ähnlicher E-Mails sind eine gute Möglichkeit der Automatisierung.
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- Legen Sie Termine fest und markieren Sie sich Stichtage für die Ausführung noch ausstehender Tätigkeiten, um so einem endlosen Aufschieben von Aufgaben entgegenzuwirken.
- Vermeiden Sie es, Ihre Aufgaben per E-Mail zu verwalten. Verwenden Sie einen gemeinschaftlich genutzten Produktivitätsplaner oder direkt das Telefon, um das Verschieben von anstehenden Tätigkeiten zu vermeiden und zu verhindern, mehrmals am Tag in verschiedenen E-Mails nach Informationen zu einem bestimmten Thema suchen zu müssen.
- Verlieren Sie niemals Ihre Ziele aus den Augen. Behalten Sie immer den Weg im Kopf, den Sie zurücklegen müssen: vom allgemeinen Ziel bis zur konkreten Aufgabe. Und vergessen Sie nicht den Sinn, den das Spezifische innerhalb des Gesamterzeugnisses besitzt.
- Vergessen Sie Multitasking. Entgegen unserer allgemeinen Vorstellung sind wir Menschen nicht in der Lage, uns wirklich gleichzeitig auf mehrere Dinge zu konzentrieren. Zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln führt nur zu Zerstreuung und verhindert ein optimales Nutzen unserer maximalen Produktivität.
Es ist offensichtlich, dass die produktive Effizienz jeder Person von verschiedenen Faktoren abhängt, wobei sowohl individuelle Eigenschaften als auch bestimmte Umweltbedingungen eine wichtige Rolle spielen. Innerhalb dieser Variabilität ist es jedoch sehr zu empfehlen, Techniken anzuwenden, die eine hohe Wirksamkeit bewiesen haben – wie die oben genannte 80-zu-20-Regel.
Welche Technik zur Steigerung Ihrer Effizienz verwenden Sie mit Erfolg?