Comment déléguer de façon adéquate ?
Nous avons déjà partagé quelques bonnes raisons pour lesquelles vous devez apprendre à déléguer. Alors maintenant, comment le faire de façon adéquate ? Dans la délégation, le succès ne se mesure pas par le nombre de fois où on le fait. Il ne s’agit pas seulement de transférer les tâches à d’autres collègues. Prenez note de ces conseils pour dominer l’art de déléguer :
Analysez les besoins
Vérifiez à quoi vous employez votre temps et quelles sont les choses que vous pouvez déléguer à d’autres personnes. Découvrez ce que vous pouvez confier à d’autres ou même éliminer. Étudiez vos priorités et posez-vous les questions suivantes : Est-il nécessaire de réaliser cette tâche maintenant ? Est-ce que quelqu’un d’autre peut réaliser cette tâche ?
Explorez les différentes options
Vous devez confier la tâche à la personne la plus adéquate pour le travail. Vous pourrez décider qui est la personne après avoir écouté et observé. Il ne suffit pas seulement de déléguer à ceux qui sont le moins occupés (ni les moins chers), mais à ceux qui ont les connaissances adéquates pour réaliser le travail, de même que la motivation suffisante pour bien le faire.
Documentez et établissez la procédure
Avant de déléguer, il est recommandé de documenter les connaissances et procédures qui font que votre activité fonctionne comme une machine bien huilée. Disposer d’une documentation claire, complète et accessible est essentiel pour déléguer avec efficacité et permettre que d’autres membres reprennent le travail là où vous l’avez laissé. Établissez une date donnée pour avoir la tâche prête (une deadline) et un système de suivi pour vérifier la progression.
Développez un plan d’action, faites usage de la technologie
Vous devrez réfléchir à comment attribuer, contrôler et gérer le travail délégué. Il existe des applications et des programmes efficaces pour la délégation de tâches. Si vous avez une équipe dont les membres sont situés à différents endroits, la technologie peut d’autant plus aider à faire comme si tous se trouvaient dans la même pièce et elle facilite d’échange informations et la collaboration entre départements.
Communiquez bien et beaucoup
La communication doit être particulièrement claire, concise et cohérente. Chaque membre de l’équipe doit avoir accès à la même information. Pour vous assurer que le travail soit correctement fait, donnez des instructions claires. Vous pouvez réfléchir à comment était la situation quand vous appreniez vous-même.
Alimentez la confiance
Faire confiance aux autres est l’un des aspects les plus importants de la délégation. La confiance doit exister dans les deux sens : les membres de l’équipe doivent avoir confiance en leur chef et dans les informations qu’il leur donne pour réaliser le travail, et le chef doit faire confiance à son équipe et promettre de la soutenir. Une fois la tâche déléguée, attribuer votre confiance leur permet de réaliser le travail à leur manière.
Quelles tâches déléguez-vous habituellement ? Quels outils utilisez-vous pour le faire ? Racontez-nous !
Si vous n’avez pas lu le post précédent, nous vous recommandons « L’importance de déléguer au travail (I) »