Les sept pratiques les plus efficaces pour un processus d’onboarding (la recette des meilleures entreprises)

Depuis déjà un certain temps, le processus d’onboarding (ou intégration du personnel) est devenu l’une des principales priorités des services de ressources humaines. Son efficacité pour améliorer la productivité des nouveaux employés engage les entreprises à investir davantage de temps et d’argent pour les incorporer au plus vite au sein de leur organisation. Mais comment peut-on garantir leur réussite ? Quelles sont les meilleures pratiques pour un processus d’onboarding ? Quelle est la recette des meilleures entreprises ?

Voici les sept idées fondamentales à appliquer pour réussir un processus d’onboarding. Grâce à elles, des entreprises comme Twitter, Facebook, IBM ou MailChimp, toutes reconnues pour leurs bonnes pratiques dans ce domaine, les appliquent depuis des années et obtiennent de grands résultats :

1. Prenez-le au sérieux. Si vous voulez réussir votre processus d’onboarding, vous devez commencer par le prendre au sérieux, en investissant beaucoup de temps et d’argent. L’une des fautes les plus courantes des services de ressources humaines consiste à négliger l’intégration des nouvelles recrues au sein de l’entreprise. Ne faites pas la même erreur, et placez le processus d’onboarding dans la liste de vos priorités.

2. Commencez au plus vite. L’expérience de milliers d’entreprises du monde entier a démontré que l’une des clés des meilleurs processus d’onboarding consiste à commencer le plus tôt possible. Dans la propre description du poste de travail, voire dès l’entretien avec les candidats, il est important d’aborder en quoi consistera le processus d’onboarding. Profitez-en pour expliquer la culture de l’entreprise, ainsi que tout ce que le nouvel employé rencontrera. Plus vous commencerez tôt (formalités comprises), plus l’incorporation des nouvelles recrues sera facile.

3. Culture d’entreprise. Même s’il est important de se concentrer sur les aspects techniques et logistiques de l’onboarding, ne négligez pas le facteur humain. Ce processus doit chercher une connexion émotionnelle avec les employés, faciliter la socialisation avec leurs nouveaux collègues et aider ceux-ci à se sentir partie intégrante de l’organisation dès le premier jour. Avant de pouvoir l’adopter, les nouveaux venus doivent comprendre la culture de l’entreprise.

4. Faites participer l’ensemble de l’entreprise. Le processus d’onboarding n’est pas la tâche exclusive du service des ressources humaines : toute l’entreprise doit participer. Il est important que chaque nouvelle recrue possède au moins un hôte (en anglais, host) qui puisse lui servir de guide pendant les premières heures, voire les premiers jours. Tous les services doivent également s’impliquer pour lui souhaiter la bienvenue. Et bien entendu, l’idéal est que le propre directeur général ou PDG participe à ce processus. Seulement ainsi, sa réussite sera assurée.

5. Définissez une feuille de route claire et simple. Avant de rejoindre leur poste de travail, les nouveaux employés doivent savoir en quoi consiste le processus d’onboarding et ce qu’ils vont faire pendant leurs premières heures, journées et semaines. Pour cette raison, il est important de définir une feuille de route, ou roadmap, des principales tâches qu’ils devront réaliser au sein de l’organisation. Grâce à elle, ceux-ci sauront à quoi s’attendre et pourront avancer dans la bonne direction, tandis que vous serez en mesure de superviser la réussite du processus d’onboarding de chacun d’entre eux.

6. Ne négligez pas la partie informatique. Même si cela peut être difficile à croire, l’une des erreurs les plus communes des processus d’onboarding est de négliger la partie informatique. Avant qu’un nouvel employé ne prenne possession de son poste de travail, il est fondamental que le département informatique vérifie que son ordinateur est bien opérationnel, son téléphone peut recevoir des appels, son adresse électronique fonctionne, les serveurs locaux lui sont accessibles et toutes les licences logicielles dont il a besoin sont activées. Il n’y a rien de plus frustrant pour un nouvel employé que de ne pas pouvoir commencer à travailler à cause de problèmes techniques.

7. Gamifiez le processus d’onboarding. Si vous voulez réellement motiver et accrocher vos apprenants, n’oubliez pas d’introduire des dynamiques de jeu. Il a été démontré que la gamification augmente l’engagement des employés et les aide à mémoriser et retenir les contenus. C’est aussi une solution particulièrement utile lorsque votre processus d’onboarding regorge d’aspects techniques et juridiques qui, en règle générale, ennuient les employés.