Aunque el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) trae consigo distintos retos para las empresas, uno de los más importantes tiene que ver con la formación de los empleados. Si tus trabajadores no conocen las claves de la nueva legislación, difícilmente podrán seguirla y respetar los derechos de los ciudadanos europeos, lo que puede tener como consecuencia sustanciosas multas para la compañía.
Para evitarlo, aquí te ofrecemos 6 consejos para formar a tus empleados en la nueva ley de protección de datos europea (RGPD):
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1 – Tómate en serio el RGPD
Antes de nada, es importante que te lo tomes en serio. La nueva ley de protección de datos, con sus 88 páginas y 99 artículos, toca muchos temas e incluye aspectos técnicos y legales que debes conocer en profundidad. Empieza por formarte a ti mismo, habla con una consultora si es necesario y plantea un programa de formación ambicioso, progresivo y detallado que tenga en cuenta la complejidad de la ley.
2 – Empieza por lo importante
Debido a su alto contenido técnico, a la hora de formar a tus empleados corres el riesgo de pasar por alto lo más importante de todo: el fondo de la nueva ley de protección de datos. No te olvides de que el motivo de esta ley es respetar y proteger los derechos de los ciudadanos europeos. Esto incluye el derecho a estar informado, el derecho de acceso a sus datos o el derecho de rectificación. Por supuesto que es importante explicar cuáles son los mecanismos concretos que hay que implementar para conseguir esto, pero es de vital importancia que este principio general (el respeto a los derechos de los ciudadanos europeos) cale en el conjunto de la empresa.
3 – Realiza una formación global
Aunque el RGPD es una legislación europea, esto no quiere decir que las empresas o departamentos que se encuentran físicamente fuera de la Unión Europea no deban realizar la formación. Todos aquellos que obtengan o almacenen datos de ciudadanos europeos (independientemente de dónde estén los servidores o de la sede fiscal de la compañía) deben respetar la nueva ley de protección de datos. Por eso, si trabajas en una multinacional o tu empresa tiene varias sedes repartidas por el mundo, asegúrate de que todos aquellos que gestionan datos de ciudadanos europeos conocen en profundidad el RGPD.
4 – Formación adaptada a cada perfil profesional
Como es lógico, no todos los empleados necesitan tener el mismo nivel de conocimiento sobre la nueva ley de protección de datos. Departamentos como marketing, atención al cliente, telecomunicaciones o análisis de datos requerirán de cursos específicos y más detallados en función del tipo de datos que gestionen. Para ello, diseña un plan de formación que se adapte a cada perfil profesional de la empresa.
5 – Utiliza distintos tipos de formación
Al tratarse de una ley compleja y con muchas implicaciones, es importante que tu programa de formación incorpore distintos formatos. Puedes comenzar con una clase presencial para los puestos más séniors y los responsables de departamento, continuar con una formación online para llegar al grueso de la empresa o incluir modelos de blended learning y gamificación. Cuantos más formatos utilices, más fácil será que los empleados interioricen la información.
6 – Materiales accesibles y descargables
Para no abrumar a los empleados, los contenidos de los cursos de formación en RGPD deben estar bien estructurados y ser accesibles y fáciles de comprender. Es recomendable limitar al máximo el lenguaje burocrático, legal y administrativo para que los trabajadores puedan comprender la esencia de la nueva ley de protección de datos.
Además, intenta que los materiales sean descargables (para que los empleados puedan consultarlos más adelante) y a poder ser que sean fácilmente editables (por si hubiera alguna modificación en el futuro).