Aujourd’hui nous allons réaliser un exercice rapide. Ouvrez votre agenda et comptez les réunions que vous avez de programmées pour aujourd’hui, pour cette semaine et pour le mois. Ça fait beaucoup, n’est-ce pas? Maintenant demandez-vous si elles font toutes du sens et vous commencerez à envisager la possibilité d’en éliminer certaines. Vous êtes sur le bon chemin.
Selon le rapport Better Business Meetings de l’université de Wharton, « une entreprise moyenne comptant 100 employés peut mettre à la poubelle 750 000 euros par an ». Et c’est un problème qui touche toutes les entreprises du monde.
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C’est ce qu’affirme cette étude réalisée par Attentiv : « Trop de réunions en Amérique » (America meets a lot). Selon son analyse, le coût moyen d’une réunion sur le sol américain est de 338 $, sans inclure le salaire des PDG et des hauts cadres, ce qui pourrait élever le montant à 20 000 $.
Quel est le coût du manque de planification ?
Un des plus gros problèmes est le manque de planification. Beaucoup de réunions organisées quotidiennement ont pour but de planifier de futures réunions ou de réaliser de simples exercices de « brainstorming » pour lesquels rien n’a été préparé à l’avance et qui rallongent le temps qu’on y passe. Et, malheureusement, ces réunions sont de plus en plus fréquentes. Selon l’étude America meets a lot, elles sont au nombre de 11 millions par jour, 55 millions par semaine et 220 millions par mois.
Cela vous étonne ? Alors continuons à jouer avec les chiffres. Si l’on calcule le coût que représentent ces réunions non planifiées sur la base du coût moyen par réunion tiré de l’étude d’Attentiv, le résultat est le suivant : le coût d’une seule réunion journalière pour une entreprise américaine attient en un an les 90 000 $.
Temps perdu ?
À ces données très parlantes il faut rajouter un indicateur clé, le temps consacré par nos employés. Le nombre moyen de participants aux réunions américaines est de 9. Et ces rencontres durent entre 31 et 60 minutes.
Nous vous dispensons du calcul que vous avez en tête : les travailleurs d’une entreprise américaine passent, en moyenne, plus de 66 000 heures par an en réunion.
Vos réunions sont-elles productives ?
Une fois le coût et le temps employés en réunions au long d’une année calculé, arrive la question clé : Toutes les réunions sont-elles productives ? 33,4% des personnes qui y assistent pensent que non. Et certaines des principales raisons qui sont données sont l’absence de prise de décisions, le manque de préparation et la désorganisation.
Face à cette réalité, on comprend mieux la donnée suivante, fournie par l’université de Wharton : « Le coût global des réunions peut aller jusqu’à 800 000 millions d’euros par an ». Entrez et asseyez-vous. Bienvenue à la réunion du milliard d’euros.
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