La importancia de delegar en el trabajo (II)

¿Cómo delegar de forma adecuada?

Ya hemos compartido unas cuantas buenas razones por las que debes aprender a delegar. Ahora bien, ¿cómo hacerlo de forma adecuada? El éxito a la hora de delegar no se mide por las veces que lo hacemos, no se trata solamente de trasferir tareas a otros compañeros. Toma nota de estos consejos para dominar el arte de la delegación:

Analiza las necesidades

Averigua en qué se te va el tiempo y qué cosas puedes delegar en otras personas. Descubrirás aquello que puedes dejar en manos de otros o incluso eliminar de tu negocio. Estudia tus prioridades y hazte preguntas: ¿es necesario que esta tarea se complete ahora? ¿puede hacer alguien más esta tarea?

Explora las opciones

Debes dejar la tarea que delegues en manos de la persona más adecuada para el trabajo. Habrás decidido quién es esa persona después de escuchar y observar, no basta sólo con delegar en aquellos que estén menos ocupados (tampoco en los más baratos), sino en los que tienen los conocimientos adecuados para hacer el trabajo y la motivación suficiente para hacerlo bien.

Documenta y establece el procedimiento

Antes de delegar es recomendable documentar los conocimientos y procedimientos que hacen que tu negocio funcione como una máquina bien engrasada. Tener una documentación clara, completa y accesible es esencial para delegar con eficacia y permitir a otros miembros continuar donde lo dejaste. Establece una fecha determinada para tener la tarea hecha (un deadline) y un sistema de seguimiento para comprobar el progreso.

Desarrolla un plan de acción, usa la tecnología

Deberás pensar cómo asignar, controlar y gestionar el trabajo delegado. Hay aplicaciones y programas eficaces para la delegación de tareas. Si tienes un equipo con miembros en diferentes ubicaciones geográficas, con más razón la tecnología puede hacer como si todos estuvierais en la misma habitación y facilita el intercambio de información y la colaboración entre departamentos. Usa aplicaciones como Brilliant Meeting en tus reuniones de planificación de tareas.

Comunica bien y mucho

La comunicación debe ser especialmente clara, concisa y coherente. Cada miembro del equipo debe tener acceso a la misma información. Para asegurarte que el trabajo se hace correctamente, da instrucciones claras. Puedes pararte a recordar cómo era la situación cuando estabas aprendiendo tú mismo.

Cultiva confianza

Confiar en los demás es uno de los aspectos más importantes de la delegación. La confianza debe ser bidireccional: los miembros del equipo deben confiar en su jefe y en la información que les facilita para realizar el trabajo, y el jefe debe confiar en su equipo y prometerles respaldo. Una vez delegada la tarea, ofrece tu confianza y permíteles hacer el trabajo a su manera.

¿Qué tareas sueles delegar? ¿qué herramientas utilizas para ello? Cuéntanos.

Si no has leído el post anterior, te recomendamos “La importancia de delegar en el trabajo (I)“