L’intégration du personnel (connue également sous le nom d’onboarding) est devenue ces dernières années l’une des grandes priorités des services de ressources humaines.
Il a en effet été démontré qu’une bonne intégration permet de fidéliser les nouveaux employés, leur donne la sensation de faire partie de l’organisation et les aide à être productifs au plus vite. Certaines études montrent que les employés qui bénéficient d’une bonne intégration du personnel ont 69 % plus de chances de rester dans l’entreprise pendant trois ans.
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Face à cette nouvelle fièvre d’amélioration des processus d’intégration du personnel, les responsables des ressources humaines sont à la recherche de meilleures pratiques où puiser leur inspiration. En ce sens, nous allons vous présenter trois exemples des plus grandes réussites dans ce domaine :
1. Twitter – Intégration du personnel : « from yes to desk »
La société américaine Twitter s’est distinguée dans le monde de l’intégration du personnel par son célèbre « from yes to desk ». Sa vocation est de fournir une expérience satisfaisante aux employés entre le moment où ils disent « oui » à l’offre de travail et celui où ils s’assoient pour la première fois derrière leur bureau (desk). Cette partie du processus comprend un guide en 75 étapes (auquel collaborent les services de ressources humaines, de recrutement et informatique) pour faire en sorte que les nouveaux venus possèdent une adresse électronique fonctionnelle, un bureau préparé pour travailler, et toute la documentation dont ils ont besoin concernant leur nouveau poste. Et, cerise sur le gâteau, les nouvelles recrues trouvent sur leur bureau une bouteille de vin offerte par l’équipe d’onboarding de Twitter.
Le nouvel employé ne passe pas son premier petit déjeuner ou déjeuner tout seul. L’équipe des ressources humaines veille à ce que l’un de ses responsables et plusieurs membres de son service l’accompagnent ce jour-là. De plus, pendant les premières journées, tous les services de l’organisation se chargent d’expliquer aux nouveaux employés tous les détails du fonctionnement et de la culture de l’entreprise, ainsi que tout ce dont ils ont besoin pour commencer à travailler au plus vite.
Le processus d’intégration du personnel de Twitter est par ailleurs en phase d’amélioration continue. Deux mois après leur incorporation au sein de l’entreprise, il est demandé aux nouveaux employés de fournir un feedback en vue d’améliorer l’expérience. Cela permet à Twitter de perfectionner en permanence son processus d’intégration du personnel.
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2. MailChimp – Intégration du personnel : la première semaine sans travailler
Même si cela peut paraître contre-productif, la stratégie révolutionnaire adoptée par MailChimp dans son processus d’intégration du personnel consiste à faire en sorte que les nouveaux employés ne travaillent pas pendant leur première semaine. L’objectif est le déploiement d’un processus d’onboarding intense et complet pendant les cinq premiers jours, qui permet aux nouvelles recrues de fonctionner pratiquement à 100 % dès la deuxième semaine. D’après la propre entreprise, le taux d’abandon n’est que de 4 %.
Comment fonctionne exactement ce processus d’intégration du personnel ? Le premier jour, les nouveaux employés sont accueillis avec un panier MailChimp rempli d’articles de merchandising de l’entreprise. Dès le départ, il s’agit d’établir une connexion directe avec les managers, qui jouent un rôle très important dans l’ensemble du processus d’intégration. Les nouveaux se voient également attribuer un collègue, dénommé « Chimpanion », qui répond à leurs questions et contribue à leur donner une image moins formelle de l’entreprise. Normalement, les « Chimpanion » sont des employés expérimentés, dont l’ancienneté de plusieurs années dans l’entreprise facilite aux nouvelles recrues l’élargissement de leurs relations sociales et professionnelles.
Le reste de la semaine, les nouveaux employés de MailChimp reçoivent toutes les informations dont ils ont besoin sur l’histoire de l’organisation, le fonctionnement des différents services, les projets en cours, la culture de l’entreprise ou les avantages supplémentaires de travailler chez MailChimp. C’est également pendant ces premiers jours que les employés réalisent un test de personnalité selon la méthode Birkman, dont le résultat est ensuite communiqué à l’ensemble de managers de leurs équipes.
3. Lever – Une intégration du personnel intense et programmée
Le processus d’intégration du personnel de Lever, éditeur américain de logiciels, se distingue par sa capacité à donner aux nouveaux employés un agenda bien détaillé et structuré. Dès leur incorporation à leur poste de travail, les nouvelles recrues savent ce qui les attend pendant leurs premiers jours au sein de l’entreprise, et connaissent tous les détails des présentations, ateliers et cours de formation auxquels elles doivent assister.
Chez Lever, des efforts sont également réalisés pour rassembler tous les nouveaux employés autour du processus d’intégration du personnel. Assistant tous ensemble à tous les événements et à toutes les conférences, ils peuvent ainsi créer leur premier cercle social au sein de l’entreprise. Et en cas de doute, ils sont ainsi souvent capables de s’entraider.
Au cours de leurs premiers jours dans l’organisation, les nouvelles recrues apprennent tout ce dont elles ont besoin sur les clients, les produits de l’entreprise, la stratégie et le secteur dans lequel elles vont travailler. On leur précise également tous les aspects pratiques tels que les mots de passe, les clés, les horaires, les procédures de sécurité, les numéros de téléphone, etc. Au bout de cette première semaine, les nouveaux employés auront pu rencontrer tous les chefs de service, et même le PDG de l’entreprise. Lorsque le processus d’intégration du personnel prend fin, l’entreprise est ainsi sûre qu’ils sont parfaitement prêts à se mettre au travail.
Très juste, un nouvel employé doit se sentir integré pour qu’il soit à l’aise dans la société et qu’il puisse lui être fidel.