La formation en gestion du temps et productivité personnelle vous aide à gérer efficacement votre temps pour atteindre vos objectifs personnels et professionnels, ainsi que l’équilibre nécessaire entre vie professionnelle, vie sociale et vie personnelle. C’est pourquoi elle est importante, tant pour votre entreprise que pour votre vie au quotidien.
Qu’est-ce que la productivité ?
L’une des définitions que donne le dictionnaire du terme productivité est la suivante : « rapport entre ce qui est produit et les moyens utilisés, notamment la main d’œuvre, les matériaux, l’énergie, etc. » En tant que concept, il dépend clairement de plusieurs facteurs, dont le temps, même s’il n’est pas inclus dans cette définition de manière explicite.
La gestion des ressources matérielles, de notre énergie et, bien sûr, du temps détermine notre productivité. Néanmoins, si les deux premières variables peuvent être renouvelées ou augmentées, la troisième, limitée par notre perception humaine, est linéaire et irrécupérable. La capacité à gérer efficacement son temps pour atteindre ses objectifs s’avère ainsi extrêmement utile.
Comment augmenter la productivité au sein de l’entreprise ?
Certains spécialistes du monde de l’entreprise ont constaté que de nombreux employés qualifiés sont constamment distraits par des changements de tâches. Cela se traduit plus par une sorte de stress et d’occupation continuelle, que par une augmentation de la productivité. Nous avons trop souvent tendance à croire que pour être productif, il faut réaliser beaucoup de tâches tout au long de la journée, ce qui est une idée erronée. La productivité implique de réaliser des tâches importantes de manière systématique, et quel que soit notre travail, il y a toujours un petit nombre de tâches plus importantes que les autres.
Ce concept nous conduit à aborder la matrice de gestion du temps, une méthode inspirée par le 34e président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, et développée par Stephen R. Covey dans son célèbre livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent. Ainsi commençait ce que cet auteur a appelé la quatrième génération de la gestion du temps : ici, la clé résidait dans la gestion des priorités à un moment donné et non dans la gestion du temps lui-même.
En fonction de deux variables, ce qui est urgent, qui demande une attention immédiate, d’une part ; ce qui est important, qui contribue à la réalisation des objectifs à moyen et long terme, d’autre part, on crée quatre quadrants. Pour être efficaces, nous devrions employer la plus grande partie de notre temps à effectuer les tâches les plus importantes, mais moins urgentes, inscrites dans le deuxième quadrant, et à réduire au minimum le temps consacré au premier, sans non plus trop nous inquiéter des autres quadrants.
Enseigner la productivité
Les entreprises proposent une formation en productivité et gestion du temps en vue de procurer à leurs employés davantage de ressources leur permettant d’affronter les défis quotidiens de façon plus efficace. Compte tenu de ce qui précède, il semble donc nécessaire que cette formation comprenne au moins trois composantes clés :
- Définir clairement les rôles et leurs priorités, plutôt que de s’attacher aux priorités des tâches.
- Parler de la gestion de l’attention et moins de la gestion du temps.
- Un système complet de gestion du flux de travail.
À partir des ingrédients indispensables, ce type de formation peut inclure des éléments de différents modèles de gestion du temps adaptés à la personnalité de chaque équipe, de ses membres et de la société, laquelle possède une culture d’entreprise donnée.
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La philosophie GTD (Getting Things Done), expliquée de manière détaillée dans le livre du même nom, vous encourage à écrire tous vos projets et toutes vos tâches, ce qui vous permet de les gérer et d’établir les priorités. Par ailleurs, la célèbre technique Pomodoro prône le travail pendant des périodes de temps limitées de 25 minutes, séparées par des pauses de 5 minutes. L’idée que notre cerveau fonctionne mieux en mode sprint qu’en mode marathon se trouve à la base de cette méthodologie. Elle met néanmoins l’accent sur le fait que les minutes de travail doivent se dérouler dans un état de concentration absolue et sans aucune distraction.
Par conséquent, pourquoi ne pas combiner ce qui nous plaît le plus dans les différents modèles pour définir des règles plus souples ? En voici quelques-unes :
- Ne craignez pas de mettre des alarmes. Conformément à la technique Pomodoro, mettez l’accent sur l’idée de respect du temps et la définition de pauses périodiques.
- Déterminez un régime de pauses cohérent. Encouragez une discipline quotidienne de travail et de pauses qui varie le moins possible. Il s’agit en particulier d’éviter que le temps qui doit être consacré au repos soit employé à travailler.
- Évitez les distractions : Créez un environnement qui ne génère aucune distraction pendant le temps de travail, ou du moins, faites le nécessaire pour les minimiser.
- Planifiez absolument tout : Conformément à la règle précédente, le fait de disposer d’un plan préalable dans lequel tout est inclus permet de se concentrer sur le travail, voire de bloquer des périodes dans le calendrier pour effectuer les tâches les plus importantes.
- Aborder les tâches une après l’autre : Conformément à la philosophie du modèle GTD, la réalisation de plusieurs tâches à la fois est rarement une bonne chose, même si certains milieux professionnels en font une qualité. Dans la mesure du possible, il est toujours préférable de se concentrer sur une seule tâche.
Finalement, la formation en gestion du temps pour améliorer la productivité au sein de l’entreprise doit choisir ce que ces modèles de gestion de l’attention et du temps ont de mieux à offrir, en fonction de l’activité, des équipes et de la personnalité de leurs membres.
Quelles autres règles seraient pour vous essentielles selon votre expérience professionnelle et/ou personnelle ?