Guía definitiva para mejorar la productividad de tu empresa

La formación en gestión del tiempo y productividad personal te ayuda a manejar el tiempo eficazmente para conseguir tus objetivos personales y profesionales y el equilibrio necesario entre vida laboral, social y personal, de ahí que sea importante tanto para tu empresa, como para ti en todos los aspectos de la vida.

¿Qué es la productividad?

Una de las acepciones de esta palabra en el diccionario de la RAE define productividad como “relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.”. Es evidente que, como concepto, depende de varios factores que incluyen entre ellos, aunque no se cite explícitamente en esta definición, el tiempo.

La gestión de los recursos materiales, de nuestra energía y, por supuesto, del tiempo determinan nuestra productividad. Sin embargo, mientras las dos primeras variables se pueden renovar o ampliar, la tercera, limitada por nuestra percepción humana, es lineal e irrecuperable. Aprender a gestionar el tiempo de manera efectiva para alcanzar nuestros objetivos se convierte así en una herramienta de máxima utilidad.

¿Cómo aumentar la productividad en la empresa?

Algunos estudiosos de la actividad empresarial se han dado cuenta de que muchos empleados formados pasan un gran porcentaje de su tiempo constantemente distraídos en cambios de tareas. Eso se traduce en una especie de estrés y ocupación continua, pero no tanto en productividad. A veces, asumimos que ser productivos equivale a hacer muchas cosas a lo largo del día, una idea equivocada. La productividad implica hacer las cosas importantes sistemáticamente y, por mucho que estemos haciendo, siempre hay unas pocas cosas importantes con respecto al resto.

Este concepto nos lleva a la matriz de gestión del tiempo que ideó el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower y que desarrolló Stephen R. Covey en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Con él se abría lo que este autor llamó la cuarta generación en la gestión del tiempo, donde lo importante era la gestión del foco de la atención en un determinado momento, no tanto la gestión del tiempo en sí.

A partir de dos variables, por un lado, lo urgente, que requiere atención inmediata, y por otro lo importante, que contribuye a alcanzar los objetivos a medio y largo plazo, se crean cuatro cuadrantes. Para ser efectivos, tendríamos que emplear la mayor parte de nuestro tiempo en las tareas más importantes, pero menos urgentes, enmarcadas en el segundo cuadrante, y minimizar el tiempo dedicado al primero, además de no preocuparnos demasiado por los cuadrantes restantes.

Formar en gestión del tiempo

Las empresas ofrecen formación en productividad y gestión del tiempo para promover que sus empleados cuenten con más recursos a la hora de enfrentarse a los retos diarios con más eficiencia. Por todo lo arriba mencionado, parece necesario entonces que esa formación cuente al menos con tres componentes nucleares:

1. Claridad en torno a los roles y sus prioridades, más que hacia las prioridades de tareas
2. Hablar de gestión de la atención y no tanto de la gestión del tiempo
3. Un exhaustivo sistema de gestión del flujo del trabajo

A partir de los ingredientes indispensables, este tipo de formación puede recoger elementos de distintos modelos de gestión del tiempo que se adapten a la personalidad de cada equipo, de sus miembros y de la compañía, como poseedora de una determinada cultura.

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De la filosofía GTD (Getting Things Done), explicada a fondo en el libro con el mismo nombre, puedes tomar la idea de escribir todos tus proyectos y trabajos para que resulten manejables y priorizables. A la vez, la conocida técnica Pomodoro apuesta por trabajar en períodos de tiempo limitados de 25 minutos, separados por descansos de 5 minutos. La idea de que nuestro cerebro trabaja mejor en modo sprint que en modo maratón fundamenta esta metodología, insistiendo en que los minutos de trabajo sean de concentración absoluta y nula distracción.

Por tanto, ¿por qué no mezclar lo que más nos gusta de distintos modelos para establecer unas guías más flexibles? Te proponemos algunas:

• No te resistas a poner alarmas. Siguiendo la técnica Pomodoro, promueve la idea de respetar tiempos y marcar los descansos periódicos.
• Sé consistente en el descanso. Fomenta una disciplina diaria de trabajo y descanso que varíe lo menos posible. Sobre todo, no favorezcas que el tiempo de descanso se emplee para seguir trabajando.
• Evita las distracciones: Crea un ambiente que no genere distracción durante el tiempo de trabajo, o al menos facilita los recursos para minimizarla.
• Planifica todo: En línea con la anterior guía, tenerlo todo incluido en un plan previo permite concentrarse en el trabajo e incluso bloquear períodos de tiempo en el calendario para realizar las tareas más importantes.
• Aborda las tareas de una en una: Al hilo de lo que dice el modelo GTD, la multi tarea no suele ser buena compañera, por mucho mérito que se le conceda en algunos círculos profesionales. Siempre que sea posible, es mejor centrarse en una tarea única.

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En definitiva, la formación en gestión del tiempo para aumentar la productividad en la empresa debe tender a escoger lo mejor de aquellos modelos de gestión de la atención y del tiempo en función de la actividad, los equipos y la personalidad de sus miembros.

¿Qué otras guías considerarías elementales por tu experiencia profesional y/o personal?