Die Selbstverwaltung ist eines der besten Tools für die Produktivität, auf das Ihr Unternehmen zählen kann. Zu wissen, wie die Arbeitslast verwaltet wird und mögliche Spannungen zu kanalisieren, die sich möglicherweise bei der Zusammenarbeit im Team entwickeln, ist Aufgabe und liegt in der Verantwortlichkeit des Führungspersonals eines Unternehmens.
Je höher eine Person im Organigramm eines Unternehmens steht, desto mehr muss diese Ihre Führungsqualitäten und ihre Kenntnisse der Selbstverwaltung im Auge behalten. Die Optimierung der Effizienz ist eine unfehlbare Art, unsere Kapazitäten zu messen. Nur keine Panik: Diese Fertigkeit zum Zeitmanagement und die angemessene Art des Einsatzes der Tools kann erlernt werden, und zwar mit der entsprechenden Schulung.
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Was müssen alle Tools für die Selbstverwaltung gemeinsam haben? Wir haben eine Reihe von Empfehlungen zusammengestellt um Ihnen zu helfen, in Ihren Unternehmen produktiver zu werden.
1. Beginnen Sie mit der Analyse
Bei der Verwaltung der Produktivität in Ihrem Unternehmen müssen Sie zunächst einmal einhalten und darüber nachdenken, wo sie sich befinden. Wie schon David Allen in seiner GTD-Vorlage vorsieht, muss zuerst eine Analyse durchgeführt werden. Wir müssen von einer umfangreichen Untersuchung ausgehen, die uns ermöglicht, unproduktive Praktiken zu entdecken, die wir bei unserer täglichen Arbeit ausführen. Im Fall von GTD stützt sich diese Analyse auf zwei Hauptachsen: Die Perspektive und die Kontrolle. Der „ideale“ Zustand wären hohe Ebenen der Kontrolle und Perspektive, im Gegenteil wäre jedoch der alarmierendste Zustand eine geringe Kontrolle und Perspektive, was eine dringende Richtungsänderung erforderlich macht.
2. Vertrauen Sie auf die neuen Methoden
Der Fokus und unsere höchste Aufmerksamkeit muss auf Unzulänglichkeiten in der Organisation liegen, um diese korrigieren und effektive Techniken mit dauerhaften Auswirkungen umsetzen zu können. Die Selbstverwaltung eines Unternehmens muss für neue Methoden offen sein. Der technische Fortschritt der letzten Jahre hat viel zur Möglichkeit beigetragen, die Produktivität bedeutend zu steigern, sowohl in unserem beruflichen als auch in unserem Privatleben.
3. Richten Sie Grenzen ein
Zu verhindern, dass eine schlechte Verwaltung sich in für unsere Produktivität schädliche Gewohnheiten verwandelt, liegt nicht nur in der Hand unseres Unternehmens, sondern auch in unserer eigenen. Das Unternehmen muss jedoch die Richtung weisen und Strukturen definieren, die die neuen effizienten Verfahrensweisen unterstützen. Das Geheimnis, produktiv zu sein und eine effiziente Selbstverwaltung in Gang zu bringen, hängt in großem Maße von unserer Fähigkeit ab, wie wir mit den Unterbrechungen und Einschränkungen unseres Alltags umgehen, die jeden Tag unsere Produktivität behindern. Setzen Sie den Personen und Technologien Grenzen, lernen Sie, „nein zu sagen“.
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4. Definieren Sie Barrieren
Manchmal fühlen wir uns von unserem Arbeitsvolumen überwältigt und uns scheint, dass wir immer nur bergauf marschieren müssen. Zu versuchen, die Schwierigkeiten bei jeder Aufgabe festzulegen und zu erklären, hilft uns, unser Ziel klarer vor Augen zu sehen und gibt uns den Anstoß, schneller die richtige Entscheidung zu treffen.
5. Denken Sie an den nächsten Schritt
Einer der allgemein üblichen Gründe, eine geplante Aufgabe nicht in Angriff zu nehmen, ist, dass wir nicht wissen, welchen Schritt wir als nächstes ausführen müssen. Genau zu wissen, was wir als nächstes tun müssen, hilft uns, die Aufgabe in Angriff zu nehmen. Eine E-Mail senden, einen Anruf tätigen, eine Person um Hilfe bitten, einen Bericht schreiben etc. Wir müssen uns angewöhnen, die naheliegendste Aktion, die unsere Aufgabe erfordert, zu konkretisieren.
6. Gehen Sie es ruhig an
Ab und zu ist es erforderlich, Druck wegzunehmen, dann müssen wir es ruhig angehen lassen und auch dem Rest des Teams Ruhe vermitteln. Es geht nicht darum, das Engagement zu verringern, sondern einer Überbelastung entgegenzuwirken, die uns manchmal einfach nur blockiert. Gutes Führungspersonal weiß, wann ein Teammitglied einen „Gang herunterschalten“ muss, um wieder Fahrt aufnehmen zu können.
7. Zerstückeln Sie die Aufgaben
Ein großer Teil der Tools zur Selbstverwaltung basieren auf der „Zerstückelung“ von Aufgaben in kleinere Einheiten, wodurch die Ausführung erleichtert wird. So wichtig, wie die „Einrichtung des nächsten Schritts“, die wir vorher besprochen hatten, ist die Gliederung von erreichbaren Projekten und Aufgaben, die im Team ausgeführt werden und die Verteilung auf mehrere Personen.
8. Vermeiden Sie Multitasking
Die Unternehmen, die ihre Aufgaben priorisieren, können die mit dem Verlust der Produktivität einhergehenden Kosten drastisch senken. Die größte Gefahr im Multitasking liegt darin, dass wir uns daran zu gewöhnen, es ist einfach, in diese Gewohnheit zu verfallen (viele offene Registerkarten im Browser, Beantwortung einer E-Mail, während wir telefonieren, Durchlesen eines Berichts während eines Meetings, wer hat das nicht schon einmal gemacht?). Das Unternehmen muss Aktivitäten fördern, die die Konzentration auf eine Aufgabe begünstigen, um die Verfahren zu optimieren.
9. Verwenden Sie Tools, die die Selbstverwaltung begünstigen
Die gute Nachricht ist, dass es viele Tools für die Produktivität gibt, die die mühselige Arbeit der Verwaltung unserer täglichen Aufgaben vereinfachen. Über die Online-Tools zur Optimierung des Zeitmanagement hinaus, wie bei Evernote und seinen Alternativen (One Note, Springpad, Simplenote, Google Keep), kann wirklich jeder darüber nachdenken, welches die besten Produktivitätssysteme für sein Unternehmen sind.
In der Tat gibt es viele Tools für die Selbstverwaltung und Strategien, die bei der Steigerung der Produktivität im Unternehmen helfen. Die Steigerung der Effizienz ist ein Ziel, das für jedes Unternehmen erreichbar ist und es ist die Pflicht des Führungspersonals, die Umsetzung von Methoden zu gewährleisten, die Effizienz und Leistung begünstigen.