Aus der GTD (Getting Things Done)-Methode zur Aufgaben-Bewältigung, die dem Buch von David Allen und einem ganzen System der Produktivität seinen Titel gibt, können Sie diese 6 Kniffe entnehmen, die Ihnen helfen werden, Aufgaben zu bewältigen, die Sie nicht tun wollen:
1. Unterbrechen Sie Ihre Prioritäten nicht
Neben unseren täglichen Prioritäten entstehen neue Notwendigkeiten, die sich in weitere Aufgaben und zu treffende Entscheidungen verwandeln. Ein GTD-System weist uns darauf hin, dass wir nicht in den Fehler verfallen sollten, zu denken, dass wir diese sofort erledigen müssen. Wir können sie auch später bearbeiten und dann entscheiden, ob und wann wir sie erledigen werden.
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2. Stellen Sie die neuen Aufgaben zusammen
Dementsprechend werden im Laufe des Tages neue Aufgaben erstellt, die Sie sich notieren müssen, damit Sie sie nicht vergessen und gleichzeitig, damit Sie sich nicht von der Liste der heutigen Aufgaben oder Ihren täglichen Prioritäten ablenken lassen. Erarbeiten Sie eine Liste, um sich nicht von Dingen ablenken zu lassen, die Sie zu diesem Zeitpunkt nicht erledigen können.
3. Delegieren Sie oder erledigen Sie die Aufgabe „später“
Wenn Sie vor einer Aufgabe stehen, die Sie im Moment nicht durchführen möchten – oder können -, werden Ihnen von der GTD-Methode zwei Dinge vorgeschlagen: an eine andere Person zu delegieren oder sie später zu erledigen (markieren als „Standby“ oder „in der Warteschleife“). Dadurch können Sie weiter an Ihrem aktuellen Projekt arbeiten, ohne dass die Sache vergessen oder die Aufgabe nicht durchgeführt wird.
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4. Überprüfen Sie Ihre suspendierten Aufgaben
In gewissen Zeitabständen, zum Beispiel wöchentlich, können Sie diese suspendierten Aufgaben überprüfen. Auf diese Weise vergessen Sie sie nicht und können sie in die nächsten Aktivitäten oder unmittelbaren Ziele der Woche aufnehmen. In der nächsten Überprüfung können Sie über weitere neue Aufgaben entscheiden und weiter immer so vorgehen.
5. Machen Sie eine Liste für „eines Tages“
Eine weitere Form, zu verwalten, was Sie nicht sofort tun wollen, ist, einige dieser Aufgaben in der Liste mit „eines Tages“ zu kennzeichnen. Im GTD-System sollten Sie eine Liste für Aufgaben erstellen, die Sie später wieder aufnehmen und dann eine Entscheidung treffen möchten. In diese Liste können Sie Aufgaben ohne Priorität aufnehmen, die Sie irgendwann durchführen möchten.
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6. Erarbeiten Sie eine Liste mit „vielleicht“
Es gibt viele Aufgaben, die wir gern ausführen möchten, wir wissen jedoch noch nicht, wie und auf welche Weise. Binden Sie eine Liste ein, die die Überschrift „vielleicht“ trägt und in die alle Aufgaben aufgenommen werden, die Sie gern durchführen möchten, über die Sie jedoch keine Entscheidung treffen können, wann oder ob Sie sie überhaupt durchführen können. In diese Liste können Sie auch Ideen aufnehmen, die Ihnen in den Sinn kommen und über die Sie später weiter nachdenken möchten.
Schließlich setzt das GTD-System wie auch andere Systeme zur Förderung der Produktivität, wie das Triskelion-System, auf den Einsatz einer Methode zur Aufgabenverwaltung, die sich auf die Erfüllung von täglichen Prioritäten und die Vermeidung von Ablenkungen konzentriert. Im Hinblick auf unsere Produktivität ist es wichtig, andere Aufgaben, um die wir uns auch kümmern müssen, jedoch nicht dringend oder unmittelbar zu erledigen sind, sondern verschoben oder delegiert werden können, nicht aus den Augen zu verlieren.
Wie verwalten Sie die Dinge, die Sie nicht tun möchten?