Wie delegiert man richtig?
Wir haben uns schon gemeinsam einige gute Gründe, warum Sie lernen sollten, zu delegieren, angeschaut. Aber, wie können wir dies auf angemessene Weise tun? Ein erfolgreiches Delegieren beruht nicht auf der Häufigkeit, mit der wir es tun; es geht nicht nur darum, Aufgaben an andere Arbeitskollegen zu übertragen. Um die Kunst des Delegierens zu beherrschen, beachten Sie diese Tipps:
Analysieren Sie den Bedarf
Finden Sie heraus, für was Sie die meiste Zeit investieren und was sie an andere Mitarbeiter delegieren können. So werden Sie wissen, was Sie anderen überlassen oder sogar als eine Ihrer Aufgaben streichen können. Analysieren Sie Ihr Prioritäten und stellen Sie sich Fragen: Ist es notwendig, dass diese Aufgabe jetzt zu Ende geführt wird? Kann jemand anderes diese Aufgabe übernehmen?
Erkunden Sie die Optionen
Übertragen Sie die Aufgabe an die Person, die für diese Arbeit am geeignetsten ist. Um zu entscheiden, wer diese Person ist, sollten Sie zuerst zuhören und beobachten. An die Personen zu delegieren, die am meisten Zeit haben (oder am billigsten sind), ist nicht die Lösung, sondern an die, die über die erforderlichen Kenntnisse für diese Arbeit verfügen sowie genügend motiviert sind, um die Aufgabe gut zu erfüllen.
Bestimmen und dokumentieren Sie die Vorgehensweise
Bevor man Aufgaben delegiert, ist es empfehlenswert, die Kenntnisse und Verfahren zu dokumentieren, die bewirken, dass Ihr Unternehmen wie eine gut geölte Maschine funktioniert. Eine klare, vollständige und leicht zugängliche Dokumentation ist unerlässlich, um effizient zu delegieren und anderen Teammitgliedern zu ermöglichen, dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Legen Sie ein präzises Datum für Erledigung der Aufgabe (eine Deadline) sowie ein Überwachungssystem zur Überprüfung des Fortschritts fest.
Erstellen Sie einen Aktionsplan, nutzen Sie die Technologie
Sie sollten sich überlegen, wie Sie die übertragene Arbeit zuweisen, überwachen und verwalten. Es stehen effektive Anwendungen und Programme für die Delegation von Aufgaben zur Verfügung. Die Technologie ist vor allem nützlich, wenn die Mitarbeiter Ihres Teams an unterschiedlichen Standorten tätig sind, da dadurch so gearbeitet werden kann, als ob alle in einem Raum wären, wodurch der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen vereinfacht wird. Nutzen Sie bei Ihren Besprechungen zur Aufgabenplanung Anwendungen wie Brilliant Meeting.
Kommunizieren Sie oft und richtig
Die Kommunikation sollte besonders klar, präzise und kohärent sein. Alle Teammitglieder sollten auf dieselbe Information zugreifen können. Geben Sie klare Anweisungen, um sicherzustellen, dass die Arbeit ordnungsgemäß durchgeführt wird. Erinnern Sie sich, wie es war, als Sie selbst noch in der Lernphase waren.
Bauen Sie Vertrauen auf
Einer der wichtigsten Aspekte der Delegation ist, den anderen zu vertrauen. Das Vertrauen sollte gegenseitig sein: Die Teammitglieder müssen ihrem Chef vertrauen und sich auf die Informationen verlassen, die er ihnen zur Durchführung der Arbeit zur Verfügung stellt, und der Chef muss seinem Team vertrauen und seine Unterstützung zusichern. Vertrauen Sie nach dem Delegieren der Aufgabe Ihren Mitarbeitern und lassen Sie sie die Arbeit auf ihre Weise erledigen.
Welche Aufgaben delegieren Sie regelmäßig? Welche Werkzeuge nutzen Sie dazu? Erzählen Sie es uns.
Sollten Sie den letzten Post verpasst haben, empfehlen wir Ihnen „Die Bedeutung des Delegierens im Arbeitsalltag (I)“