Heute werden wir eine ganz kurze Übung durchführen. Öffnen Sie Ihre Agenda und zählen Sie alle Meetings zusammen, die Sie für heute, diese Woche und den Monat geplant haben. Das sind viele, stimmt`s? Nun werden Sie sich fragen, ob alle davon sinnvoll sind und werden die Möglichkeit betrachten, einige davon zu löschen. Sie sind auf dem richtigen Weg.
Nach dem Bericht „Better Business Meetings“ der Universität von Wharton, „kann ein mittelständisches Unternehmen mit 100 Angestellten im Jahr 750.000 Euro in die Tonne drücken“. Und dies ist ein Problem, das sich auf alle Unternehmen der Welt erweitern lässt.
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So bestätigt es diese Studie, durchgeführt von Attentiv: „Amerika trifft sich zu oft“ (America meets a lot). Aus Ihrer Analyse ergibt sich, dass die durchschnittlichen Kosten für ein Meeting auf amerikanischem Boden bei 338 $ liegen, ohne die Lohnkosten für CEOs und Führungskräfte, wodurch die Kosten bis zu 20.000 $ erreichen.
Was kostet eine fehlende Planung?
Eine der Hauptprobleme ist die fehlende Planung. Viele der Meetings, die wir täglich durchführen, drehen sich darum, künftige Meetings zu planen oder einfache Übungen von „Brainstorming“ auszuführen, in denen im Vorfeld nichts vorbereitet wird, wodurch sich die Zeit, die wir damit verbringen, verlängert. Und leider finden diese Meetings immer häufiger statt. Nach der Studie America meets a lot sind das 11 Millionen Meetings an jedem Tag, 55 Millionen in der Woche und mehr als 220 Millionen in einem Monat.
Überrascht Sie das? Dann spielen wir einmal weiter mit Zahlen. Wenn wir uns entscheiden, die Kosten zu kalkulieren, die durch diese nicht geplanten Meetings entstehen, und zwar auf der Grundlage der durchschnittlichen Ausgaben pro Meeting aus der Studie von Attentiv, kommen wir zu folgendem Ergebnis: Die Kosten für ein einziges Meeting täglich belaufen sich in einem amerikanischen Unternehmen über das Jahr verteilt auf 90.000 $.
Verlorene Zeit?
Diesen aufschlussreichen Daten muss ein wichtiger Indikator hinzugefügt werden, der Zeitaufwand unserer Mitarbeiter. Durchschnittlich nehmen in amerikanischen Unternehmen 9 Mitarbeiter an Meetings teil. Und diese dauern zwischen 31 und 60 Minuten.
Wir ersparen Ihnen die Rechenaufgabe, die Sie gerade im Kopf haben: Mitarbeiter in einem amerikanischen Unternehmen verbringen mehr als 66.000 Stunden jährlich mit Meetings.
Sind Ihre Meetings produktiv?
Nach Berechnung der Kosten und des Zeitaufwands für Meetings im Laufe eines Jahres kommt nun die Schlüsselfrage: Sind wirklich alle Meetings produktiv? 33,4 % der Teilnehmer meinen, dass sie es nicht sind. Und einer der Hauptgründe dafür ist die Abwesenheit von Entscheidungen, die mangelnde Vorbereitung und Organisation.
Vor diesem Hintergrund wird die folgende Zahl, die von der Universität Wharton vorgelegt wurde, verständlich: „Die globalen Kosten für Meetings können bis auf 800.000 Millionen Euro jährlich hochschnellen“. Treten Sie ein und setzen Sie sich. Herzlich willkommen zum Milliarden-Euro Meeting.
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