A lo largo del día, muchos de nosotros realizamos multitud de llamadas de teléfono. No todas son productivas. En algunos trabajos el teléfono es, además, una herramienta básica para comunicarse, lo que convierte las llamadas y nuestra forma de gestionarlas en algo determinante para nuestros proyectos y resultados. Al cabo del mes, son muchas las llamadas que tenemos a nuestras espaldas. Imagínate al cabo de un año la cantidad de tiempo que has empleado en hablar por teléfono. Por todo esto, hemos recopilado siete trucos para que puedas mejorar tu productividad aprovechando al máximo tus llamadas de teléfono. Toma nota y sé más productivo de forma sencilla:
1. Piensa antes de llamar
Antes de marcar el número de teléfono, tómate un momento y piensa. Reflexiona si una llamada es la mejor opción. En ocasiones es la forma más rápida para resolver una cuestión, pero ten en cuenta que puede ser un mal momento para la otra persona, o puede que no sea tan urgente como te hubiera parecido al principio. Si es así, piensa y valora si puedes resolverlo con un email o una reunión correctamente planificada. No pierdas tu tiempo y no lo hagas perder a los demás con llamadas de teléfono improductivas.
2. Fija la hora
Como ya hemos comentado, ten en cuenta que tu llamada tal vez pille en un mal momento a la otra persona. La mejor forma de evitar perder el tiempo de nuestro interlocutor y de nosotros mismos es asegurarnos que estará disponible para nosotros. Acuerda un día y una hora y fija la cita en tu calendario para que os podáis reservar unos minutos y preparar la llamada con anticipación.
3. Apunta y prepara la llamadas
Siempre es conveniente que tengas claro qué quieres obtener de la llamada de teléfono que vas a realizar. Es necesario que te prepares un poco antes de descolgar, apúntate en un papel los puntos clave que quieres decir para que no se te olvide. Es recomendable que lo más importante sea lo primero de lo que se habla, para después poder ir más rápido sobre los puntos menos relevantes en caso de que haya que acortar la llamada. Apunta también aquellos temas “tabú” o datos que no quieras mencionar para tenerlo presente durante la conversación.
4. Marca los tiempos
El tiempo vuela y cuando estamos al teléfono, no somos tan conscientes de ello. Para no emplear más de lo necesario en una llamada y evitar irnos “por las nubes”, nada más fácil que tener a mano un reloj para calcular el tiempo. Otra buena opción a favor de la eficiencia es un cronómetro o una “cuenta atrás”, que incluyen la mayoría de los smartphones actuales.
5. Ten a mano papel y lápiz
Además de anotar los puntos clave que quieres tratar en la conversación, ten a mano algo para apuntar una vez inicies la llamada. Seguramente intercambiéis datos, números, fechas, nombres, etc., imposibles de memorizar para el común de los mortales. Evita tener que realizar una segunda y molesta llamada para aclarar dudas o confirmar datos y apunta todo aquello que te ayude a recordar y reproducir la conversación con posterioridad. Mejor siempre en una libreta y no en el ordenador, ya que el sonido del teclado puede distraer a tu interlocutor y dar una impresión equivocada (desinterés, torpeza).
6. Concéntrate
Una vez inicies la llamada, mantén la concentración y evita distracciones innecesarias. Con frecuencia mientras estamos al teléfono, cometemos el error de consultar el email, ojear una web, incluso mirar el móvil… Si te has preparado correctamente la llamada no necesitarás hacer ninguna consulta adicional, por tanto “desconéctate” de todo lo demás mientras hablas, sitúate en un lugar en el que no te interrumpa nadie y lograrás realizar una llamada productiva.
7. ¡Piensa de nuevo!
Perdóname que insista. Para que la llamada sea realmente productiva, tienes que tener muy presente tu objetivo y cómo iniciar la conversación para que al otro lado de la línea, la persona que descuelga esté receptiva. Sabiendo lo que queremos sacar en claro de la llamada evitaremos las charlas superfluas e innecesarias que nos alejarán de nuestro objetivo. No hables del tiempo, ve al grano, sé productivo. Consulta tus notas.
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