Quedan atrás los tiempos en los que la comunicación interna se limitaba a realizar anuncios que partían de la dirección hacia el resto de la plantilla. La comunicación dentro de las organizaciones cada vez es más multidireccional, tanto en sentido horizontal, entre departamentos, como vertical, entre los mandos y sus equipos.
Para las empresas que se mueven en un mercado global y veloz, comunicar internamente con eficacia es vital para poder competir y reaccionar con suficiente rapidez.
Con el fin de alcanzar esa capacidad de adaptación y transitar hacia una comunicación interna más eficiente, podemos identificar 6 pasos básicos que seguir:
1. Establecer objetivos
Sin meta, no hay camino exitoso. Crear una adecuada estrategia de comunicación, supervisada por los mandos más relevantes y demás puestos clave en la organización, es determinante. Es vital que el plan de comunicación interna esté aprobado por todos ellos y, de esta manera, se encuentren implicados.
En dicha planificación quedarán reflejados los distintos tipos de comunicación que se desarrollarán para conseguir los objetivos. Igualmente, se incluirá la asignación de responsabilidades, las herramientas que utilizar y los hitos que progresivamente habrá que alcanzar, además de establecer los indicadores que medirán el éxito del plan.
2. Sintonizar con los objetivos de la organización
Uno de los escollos típicos a los que se enfrenta la comunicación interna es que no llega a demostrar su influencia en la consecución de los objetivos generales de la organización. En definitiva, sus objetivos no suelen estar conectados con los de toda la compañía.
Una manera de evitarlo es incluir en el plan de comunicación interna algún objetivo que apoye otro genérico de la empresa. Por ejemplo, si un negocio tiene como meta aumentar en un 10% sus ventas, no estaría de más relacionar alguno de los objetivos de la comunicación interna con su logro. Facilitar el acceso del equipo comercial a las características de los productos y a sus argumentos de ventas, a través de una plataforma de comunicación interna mejorada, podría ilustrar este punto.
De este modo, la visión de la comunicación interna tomará un cariz más práctico para muchos estamentos de la empresa y todos ellos serán más receptivos con las medidas propuestas por ese área.
3. Identificar los embudos del flujo comunicativo
Es evidente que para mejorar cualquier proceso, hay que señalar lo que no funciona en él. En un sistema donde lo que se persigue es que la información fluya, el mayor enemigo suele encontrarse en los puntos que interrumpen ese flujo.
Los responsables de la comunicación interna deberán investigar dónde se hallan esos cuellos de botella a través de las preguntas adecuadas a individuos y equipos ubicados en distintos niveles de la compañía, sin descartar ningún área.
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4. Aprovechar la tecnología
En el siglo XXI, en plena era digital, puede resultar obvio, pero no queda otra que recordar lo útiles que pueden ser las herramientas digitales, también para mejorar la comunicación interna de una organización. Lo más sencillo y rentable suele ser contratar algún plan de un software como servicio (SaaS o Software as a Service). Estas plataformas online suelen estar diseñadas a semejanza de otras con las que estamos acostumbrados a interactuar, como redes sociales o herramientas de organización y gestión de tareas.
Las ventajas de este tipo de plataformas es que pueden ser escalables, si el número de usuarios crece disminuye su coste, y permiten que los usuarios accedan desde cualquier dispositivo, incluyendo, por supuesto, el móvil.
Compartir contenido de interés, generar campañas de comunicación interna y fomentar la implicación de los empleados son solo algunas de las acciones que este tipo de software facilita. Todo ello hará más sencillo convencer a los responsables de tomar la decisión de adquirir esta clase de herramientas.
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5. Cuidar y premiar a los cómplices de la comunicación
Cualquier iniciativa tomada en una organización necesita que haya miembros que la apoyen y difundan. Esos individuos, bien por su involucración, bien por el puesto que ocupan, son fundamentales para el éxito de las campañas de comunicación interna. Serán ellos los que influyan en otros colegas y fortalezcan la difusión de la acción.
Cómo identificar, mantener activos y valorar o recompensar a esos miembros de la organización deberá estar reflejado en el plan de comunicación interna, sin duda alguna.
6. Crear contenido atractivo
La comunicación interna consiste, al fin y al cabo, en el diálogo entre los componentes de la organización. Promover y enfocar esa conversación es esencial y, para ello, la generación de contenido relevante y de interés, resulta fundamental.
Ya sea en forma de texto, imágenes, vídeos o podcasts, el contenido creado desde el área de comunicación interna debe estar en sintonía con sus objetivos y, por supuesto, atraer la participación de los destinatarios a los que va dirigido. Entre otros motivos, porque ellos serán los que sigan aportando datos sobre el adecuado o inadecuado funcionamiento del proceso comunicativo y harán aflorar preocupaciones o inquietudes de interés para la organización, que, de otro modo, seguramente permanecerían escondidas.
La posibilidad de lanzar pequeños cuestionarios o encuestas es igualmente práctica en este sentido, de un modo más directo. El fin último es averiguar qué puede hacer más productiva y eficiente una organización. En definitiva, qué hace más felices a sus miembros.