El cambio es inevitable en un entorno empresarial acelerado, tanto en lo que se refiere a las condiciones externas como al ámbito interno de cada organización. Los cambios comunes en los negocios incluyen posibles fusiones y adquisiciones, la expansión global o regional, la reducción de personal o la subcontratación de personal, así como quiebras, cierres de negocios, o la introducción de nuevos productos.
Sin embargo, el ser humano es resistente al cambio. La mayoría de nosotros tendemos a mantener el status quo. Queremos hacer las cosas de la mejor manera posible, utilizando las herramientas, el conocimiento y los recursos a los que estamos acostumbrados. El la figura del líder, por tanto, debe introducir el cambio con un enfoque sistemático utilizando estrategias, tecnologías, estructuras y procedimientos corporativos viables. Ahí es donde entra en juego la gestión del cambio.
La gestión del cambio implica más que simplemente instaurar nuevos procesos, introducir nuevos productos, formular nuevas estrategias de marketing, contratar nuevos talentos o adoptar nuevas estrategias comerciales, por poner algunos ejemplos. También significa ayudar a los empleados a adaptarse al cambio y minimizar los resultados negativos. Hay que tener en cuenta que los cambios organizacionales pueden causar impactos de gran alcance, en su mayoría abrumadores, sobre la plantilla y las condiciones legales en una organización.
Se pueden destacar, por todo esto, cinco pasos para gestionar cambios organizativos importantes y desarrollar el compromiso de los empleados.
1. Explicar a los empleados que el status quo ya no es aceptable
El papel de líder es crear un sentido de urgencia para deshacerse del statu quo pues gracias a la superación del mismo se obtendrá una mejora. Esta figura tendrá que explicar las nuevas realidades competitivas de las que se beneficiará la organización si implementa los cambios necesarios, y la crisis potencial que se derivaría de resistir al cambio. Ayudará a que el resto de miembros del equipo sea consciente de la deriva del mercado para que puedan apreciar la urgencia del cambio organizacional. Podría tratarse de una revolución tecnológica, cambios en las tendencias demográficas y sociales, o nuevas regulaciones gubernamentales. Una vez que los trabajadores entienden que el status quo ya no es viable, la implementación de los cambios se hace más fácil y más efectiva.
2. Introducir el cambio en fases
Darse demasiada prisa al implementar cambios es arriesgado porque, como mencionamos, el cambio puede ser abrumador. Es por eso que debería introducirse en fases pequeñas y manejables. Estas son cuatro fases que se pueden probar:
· Fase de definición: delimitar el alcance del cambio, las metas y objetivos, los impactos probables y los plazos de cambio.
· Fase de planificación: averiguar de dónde se obtendrá la inversión necesaria para impulsar el cambio, qué empleados se verán afectados por el mismo, quién será fundamental para impulsarlo, qué partes involucradas deben continuar estándolo y cuáles no, y cómo se presentará el cambio al público objetivo. A partir de ese conocimiento, se puede diseñar una estrategia de implementación.
· Fase de implementación: a partir de la estrategia de implementación anterior es posible comprometerse con los líderes y asociados en la introducción del cambio. En este punto, todas las partes interesadas deberían estar “a bordo”. Todos deberían tener una energía positiva hacia el próximo cambio.
· Fase de mantenimiento: después de efectuar los cambios, hay que establecer contacto con sus impulsores, con los empleados y con las otras partes interesadas para hacer posible que sea duradero. Si una estrategia no funciona después de la implementación, es mejor variarla antes de que todo se desmorone.
3. Crear un equipo que ayudará a impulsar el cambio
Las cuatro fases anteriores necesitarán de un grupo humano con suficiente poder, voluntad y compromiso como para sentirse parte coordinadora. La figura del líder será responsable de crear un equipo que incluya al menos un alto ejecutivo, un experto (por ejemplo, alguien de Tecnología, si el cambio está relacionado con la digitalización), alguien con un alto historial de credibilidad y liderazgo, y alguien con habilidades de gestión comprobadas. Se organizarán, así, sesiones de trabajo en equipo para que dicho grupo pueda sentirse más cohesionado.
4. Transmitir con claridad la visión y la misión
El nuevo equipo impulsor del cambio debe crear una visión clara hacia el futuro. Esta debería ser deseable para todos los interesados, imaginable, económicamente factible y lo suficientemente flexible como para adaptarse a posibles modificaciones. La visión se debe comunicar y explicar a todos los empleados. En caso de que se necesite compartir archivos grandes, almacenarlos en la nube y sincronizar o colaborar con ellos a través de dispositivos individuales, se podría considerar compartirlos en forma comprimida, pues dichos archivos son fáciles de compartir y se resisten un poco más a los ladrones de datos.
5. Celebrar las pequeñas victorias en cada fase del cambio
Los cambios exitosos requieren tiempo y paciencia. Si esperamos hasta que todo se acomode antes de apreciar el esfuerzo del equipo, se corre el riesgo de desanimar a los empleados a todos los niveles de la organización. Es aconsejable celebrar todas las mejoras visibles, por pequeñas que sean. Recompensar las victorias a corto plazo porque eso alentará a los empleados a seguir esforzándose.
En conclusión, no hay que dejar de luchar por adaptarse al cambio hasta que todos estén involucrados; hasta que la nueva normalidad esté integrada en la cultura de la organización. Llevará tiempo, pero la persistencia es muy útil.