Travailler à distance n’est pas une nouveauté, cela existe depuis que la technologie le permet, avec plus ou moins d’adeptes. Cependant, la crise sanitaire déclenchée par le coronavirus a fait que cette façon de travailler soit la seule option possible pour de nombreux professionnels encore actifs.
María Gutiérrez, P.-D.G. et fondatrice de Hiwook, très active sur les forums sur les ressources humaines, s’est tout de suite rendue compte que ce thème serait important aux yeux de nombreux responsables du personnel et chefs d’entreprise qui, du jour au lendemain, ont dû envoyer leurs employés travailler chez eux.
Voilà d’ailleurs ce qui est arrivé à Gamelearn, société dédiée au développement et à la commercialisation de sa plate-forme de game-based learning, qui a demandé à ses employés de télétravailler depuis le 11 mars 2020, avant même que l’état d’urgence ne soit déclaré en Espagne, pays où se trouve son siège.
Sachant que le télétravail a représenté un défi pour de nombreuses organisations, María Gutiérrez a décidé de préparer un webinaire en collaboration avec Aurora Martínez, directrice générale de Gamelearn. Lors de cette rencontre virtuelle, Aurora Martínez a partagé son expérience sur le télétravail aujourd’hui, en pleine crise sanitaire, et auparavant, lorsqu’elle travaillait au sein d’autres organisations.
La direction de l’entreprise comme garantie du télétravail
Aurora Martínez a occupé des postes de direction dans des entreprises du secteur de la formation aussi importantes que Pearson ou McGraw Hill. Selon elle, la clé pour combiner le développement de sa vie personnelle et professionnelle a été le soutien explicite des dirigeants de l’entreprise envers le télétravail et la conciliation. Ce sont eux qui doivent être convaincus qu’il est possible de motiver et de gérer les équipes à distance.
Se basant sur son expérience de gestion de la crise actuelle, Aurora Martínez a remarqué que deux choses ont particulièrement bien fonctionné : « être transparent lors de la communication » et « qu’il vaut mieux donner trop d’informations à ne pas communiquer ». Voilà donc comment l’équipe de direction de Gamelearn a agi face aux mesures prises en Espagne et au Mexique, où la société a également des bureaux, pour faire face au coronavirus. Ce choix a bien fonctionné auprès des membres de son équipe. Après avoir communiqué la décision de l’entreprise lors de la réunion générale mensuelle, tout le monde a agi de manière coordonnée et a commencé à travailler à distance. La confiance fut mutuelle entre la direction et les employés, ce qui a permis une bonne transition massive vers le télétravail. Sachez cependant que les employés de Gamelearn étaient déjà habitués à travailler à distance, car ils bénéficiaient d’une journée de télétravail par semaine depuis quelques années.
Règles de base qui permettent de télétravailler correctement
Au cours de la rencontre virtuelle, Aurora Martínez a déclaré être fan du livre Scaling Up et de ses indications au sujet de certains thèmes. En période de télétravail, elle a insisté sur le fait de définir les mêmes horaires pour tous les membres d’une équipe qui travaillent à distance, car ils seront ainsi disponibles au même moment. De plus, il est recommandé d’assurer un suivi quotidien des tâches lors de petites réunions programmées tous les matins.
María Gutiérrez a alors ajouté que ces réunions devraient être rapides. Chaque participant doit expliquer en trois minutes ce qu’il a fait, ce qu’il fera et mentionner s’il y a quelque chose qui l’empêche de poursuivre son travail afin de demander de l’aide pour pouvoir continuer.
En cas de longues périodes de télétravail pour l’ensemble du personnel, il est également important de ne pas négliger l’aspect émotionnel des équipes. Aurora Martínez a insisté sur cet aspect et a expliqué comment Gamelearn a abordé ce sujet. « Nous avons créé des check-lists émotionnelles pour les managers. Nous savons ainsi comment les différents professionnels de la société vivent cette situation particulière. »
Gamelearn est composée d’employés de divers pays, qui vivent en Espagne et qui se trouvent loin de leurs proches. Certains employés, leurs familles ou leurs amis ont également été touchés par le COVID-19. « Nous devons nous assurer que tout le monde se sente bien au niveau émotionnel, et, si ce n’est pas le cas, les aider à trouver un équilibre », explique la directrice générale de Gamelearn.
Dans ce contexte, les séances de lunch & learn organisées par la société pour former les cadres intermédiaires à la gestion et à la motivation de leurs équipes en période de télétravail sont également utiles.
Toutes ces mesures s’accompagnent d’initiatives lancées par la direction opérationnelle de Gamelearn, comme une petite révision hebdomadaire de ce qu’Aurora Martínez nomme les « fonctions vitales » de l’entreprise. Cette réunion rapporte des informations intéressantes pour le personnel et transmet des données sur l’évolution des ventes. Une fois par semaine, Aurora Martínez se charge également d’envoyer par e-mail un résumé des sept derniers jours à l’ensemble de l’entreprise. L’objectif de ce message est d’informer les équipes de la situation de l’entreprise et également de les motiver.
Laisser place à la créativité
Lors de cette communication hebdomadaire, un défi a été lancé : tous les employés sont invités à enregistrer une vidéo de chez eux, où ils feront part de leurs diverses habiletés.
S’agissant d’une entreprise dédiée au game-based learning, l’aspect ludique allait forcément être de la partie. Un vendredi par mois, en début d’après-midi, se déroulent les Happy Fridays, une réunion désormais virtuelle, pour se retrouver entre collègues. Cela permet de partager de bons moments en ligne lors d’une visioconférence, ou même de jouer au bingo, comme cela se produisit récemment.
Pour Aurora Martínez, actuellement et à d’autres moments de sa vie professionnelle, il faut faire preuve de bon sens mais sans perdre de vue les objectifs.