Tout au long de la journée, beaucoup d’entre nous réalisent de nombreux appels téléphoniques. Tous ne sont pas productifs. Dans certains cas, le téléphone est également un outil de base pour communiquer, qui transforme nos appels et notre façon de les gérer en élément décisif pour nos projets et nos résultats. À la fin du mois, de nombreux appels sont derrière nous. Imaginez, après une année, la quantité de temps que vous avez passé au téléphone. Pour toutes ces raisons, nous avons compilé sept astuces qui peuvent améliorer votre productivité en tirant le meilleur parti de vos appels téléphoniques. Notez les points suivants et soyez plus productifs facilement :
1. Pensez avant d’effectuer un appel
Avant de composer le numéro de téléphone, prenez un moment et réfléchissez. Demandez-vous si un appel est la meilleure option. Parfois, c’est le moyen le plus rapide pour résoudre un problème, mais il faut noter que ce moment est peut-être mal choisi pour votre interlocuteur, ou peut-être que ce n’est pas aussi urgent que cela vous avez semblé au premier abord. Si c’est le cas, réfléchissez et demandez-vous si vous pouvez résoudre le problème avec un email ou une réunion planifiée correctement. Ne perdez pas votre temps et celui de votre interlocuteur avec des appels improductifs.
2. Déterminez une heure
Comme nous l’avons déjà évoqué, gardez à l’esprit que votre appel tombe peut-être au mauvais moment pour votre interlocuteur. La meilleure façon d’économiser du temps est de nous assurer que notre interlocuteur est disponible. Définissez un jour et une heure et fixez le rendez-vous sur votre calendrier afin de vous réserver quelques minutes et préparer l’appel à l’avance.
3. Notez et préparez les appels
Il est toujours souhaitable de comprendre parfaitement ce que vous désirez obtenir de l’appel téléphonique que vous allez réaliser. Vous devez vous préparer un peu avant de répondre, notez sur un papier les points clés que vous souhaitez aborder pour ne pas les oublier. Il est recommandé de parler en premier du sujet le plus important, pour aller plus vite ensuite sur des points moins importants dans le cas où vous devrez raccourcir l’appel. Notez également les sujets « tabous » ou les données que vous ne souhaitez pas mentionner au cours de la conversation.
4. Donnez le tempo
Le temps passe vite et quand nous sommes au téléphone, nous n’en sommes pas conscients. Pour ne pas l’utiliser plus que nécessaire et aller droit au but, rien de plus facile que d’avoir une montre en main pour calculer le temps. Un chronomètre ou un « compte à rebours » inclus dans la plupart des smartphones actuels est une autre bonne option efficace.
5. Utilisez un stylo et du papier
En plus de noter les points clés que vous souhaitez évoquer dans la conversation, utilisez un stylo pour prendre des notes une fois l’appel commencé. Vous allez certainement échanger des données, des chiffres, des dates, des noms, etc. qui sont impossibles à mémoriser pour le commun des mortels. Évitez de réaliser un deuxième appel dérangeant pour clarifier des incertitudes ou confirmer des données. Notez tout ce qui peut vous aider à vous souvenir et reproduire ensuite la conversation. Utilisez plutôt un cahier et non pas l’ordinateur : le son du clavier peut distraire votre interlocuteur et donner une mauvaise impression (désintérêt, maladresse).
6. Concentrez-vous
Une fois que vous commencez l’appel, restez concentré(e) et évitez les distractions inutiles. Souvent, pendant que nous sommes au téléphone, nous commettons l’erreur de vérifier notre email, de parcourir un site Web, et même de consulter notre téléphone portable… Si vous avez correctement préparé l’appel, vous n’aurez pas besoin de faire d’autres consultations, par conséquent, déconnectez de ce qui vous entoure pendant que vous parlez, installez-vous dans un endroit dans lequel vous ne serez pas interrompu(e). Ainsi, vous réaliserez un appel productif.
7. Réfléchissez encore !
Pardonnez-moi d’insister. Pour que l’appel soit vraiment productif, vous devez garder à l’esprit votre objectif et savoir démarrer la conversation, afin que, de l’autre côté de la ligne, la personne qui décroche soit réceptive. Savoir ce que vous souhaitez faire ressortir de l’appel permettra d’éviter les discussions superflues et inutiles qui vous éloignent de votre objectif. Ne parlez pas de la météo, allez à l’essentiel, soyez productif. Consultez vos notes.