Arbeitsproduktivität: Damit der Posteingang nicht zu Ihrem Feind wird

Lassen Sie es nicht zu, dass Ihr Posteingang Ihre Arbeitsproduktivität beeinträchtigt. Seitdem der neueste Posteingang von Gmail auf dem Markt ist, wurde viel über die Notwendigkeit der Nutzer gesprochen, ihren Posteingang effizienter zu verwalten. Die wichtigste Neuerung der Umgestaltung des Google E-Mail-Dienstes ist die Aufnahme verschiedener Registerkarten, die unsere „Inbox“ entlasten sollen. Einige dieser Labels sind allgemein bekannt:

• Wichtig: Nachrichten von Freunden und Familie und Nachrichten, die nicht unter anderen Registerkarten erscheinen.
• Soziale Netzwerke: Nachrichten aus sozialen Netzwerken, Seiten für das Teilen von Multimedia, Online-Terminvereinbarungen, Spieleplattformen und andere Social Networking Sites.
• Werbung: Angebote, Werbeaktionen und andere Werbebotschaften.

Seien wir ehrlich: Wer hat nicht schon einmal seinen Posteingang in der Hoffnung geöffnet, einmal nicht so viele ungelesene Mails darin zu finden?

Die E-Mail erleichtert unser Arbeitsleben ungemein, bei einer schlechten E-Mail-Verwaltung kann sich dies aber schnell ins Gegenteil verkehren und unsere Produktivität immens beeinträchtigen. Wir von Gamelearn möchten Ihnen einige kurze Tipps geben, wie Sie dies vermeiden können:

Leitfaden: Wie Sie Ihre Produktivität dank Inbox steigern können

• Bringen Sie Ihren Posteingang auf Null. Niemand sagt, dass es leicht ist, aber es ist auch nicht unmöglich, und irgendwann werden Sie es tun müssen. Vielleicht werden Sie anfangs mehrere Stunden dazu brauchen, aber ein leerer Posteingang ist der notwendige Anfang.

• Machen Sie aus Ihrem Posteingang keinen Speicherplatz für Ihre Aufgaben. Viele E-Mails die uns erreichen, sind in Wirklichkeit Anliegen von Personen, die von uns etwas erledigt haben möchten. Wenn Sie es zulassen, dass ein Teil Ihrer Aufgaben im Posteingang abgelegt wird, nehmen Sie es auch gleichzeitig auf sich, alle E-Mails durchgehen zu müssen, um herauszufinden, welche E-Mails die Aufgaben beinhalten und welche nicht – das ist reine Zeitverschwendung. Aufgaben sollten in einer separaten Liste geführt werden, sie müssen mit einem anderen als dem E-Mail-System verwaltet werden.

• Legen Sie eine Zeit fest, in der Sie Ihre E-Mails checken. Versuchen Sie nicht fortwährend Ihre E-Mails abzurufen und vor allem: Verfallen Sie nicht dem Fehler, Ihren Posteingang als weitere Form der Prokrastination zu missbrauchen. Wussten Sie, dass es E-Mail-süchtige Menschen gibt? Fast alle beginnen den Arbeitstag damit, ihren Posteingang zu überprüfen und haben damit schon die Kontrolle über ihre Prioritäten verloren. Wenn Sie Ihre Terminplanung nicht selbst in die Hand nehmen, bestimmen die Nachrichten anderer den Ablauf Ihres Arbeitstages.

• Handeln Sie immer. Wenn Sie eine E-Mail öffnen, dann normalerweise, um diese zu bearbeiten, d.h. sie zu beantworten, zu archivieren, die enthaltene Aufgabe darin umzusetzen oder sie zu löschen. Sie aber einfach im Posteingang liegen zu lassen, ohne Maßnahmen zu ergreifen, führt nur dazu, dass sie sie immer und immer wieder durchgehen bis sie sie endlich vergessen haben.

• Erstellen Sie Ordner, Gruppen, Etiketten. Verwenden Sie Farben. Verwenden Sie alles, was Ihnen dabei hilft, Ihre E-Mails zu sortieren und zu lokalisieren.

• Konfigurieren Sie Ihren E-Mail-Account, um Gruppennachrichten als Unterhaltungen anzuzeigen. So haben Sie alle Nachrichten einer Konversation im Überblick, unabhängig vom Eingangsdatum. Das ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugang zu bestimmten Themen.

• Fassen Sie sich kurz, kommen Sie bei Ihren Antworten sofort zur Sache. Wenn Sie kurz und bündig schreiben, fallen die Antworten in der Regel auch kurz und bündig aus.

• Richten Sie eine automatische Antwort bei Abwesenheit ein. Wenn Sie auf Reisen oder im Urlaub sind, wird der Versender einer E-Mail mit dem klassischen „Ich bin bis… nicht im Büro“ umgehend informiert und wartet nicht umsonst auf eine Antwort, zudem werden Sie beruhigter sein.

• Konfigurieren Sie einen Junk-E-Mail-Filter, um sich leidiger Spam-Mails zu entledigen. Melden Sie sich von allen Newslettern, Werbe- und Angebotsmails ab, die Ihren Posteingang füllen. Denken Sie an alle Absender, denen Sie nie antworten oder die Ihnen nie Nachrichten von Interesse schicken, filtern Sie sie heraus.

Das wird Sie interessieren: Leitfaden: In 20 Schritten zur Produktivitätssteigerung

Wir sind alle auf unsere Arbeitsproduktivität bedacht und vergessen doch so oft, dass auch falsches E-Mail-Management Kopfzerbrechen bereiten kann. Mit welchen Tricks schützen Sie Ihre Inbox?