La importancia de la comunicación interna para una empresa moderna es indiscutible. Una comunicación adecuada aumenta la productividad en el lugar de trabajo. Cualquier tipo de barrera en la comunicación puede llevar a una descoordinación en los equipos, a la aparición de obstáculos a la colaboración e incluso a un aumento de las quejas por parte de los clientes. La comunicación efectiva no solo es útil para el personal de una empresa, sino que también puede impulsar los ingresos de esta.
Estas son algunos ejemplos de cómo una organización puede ahorrar tiempo y otros valiosos recursos si fortalece su comunicación interna.
1. Habla de manera clara y concisa
Gran parte del camino hacia una comunicación exitosa lo tendrás ganado si escuchas y comprendes lo que tu interlocutor dice. Hablar con claridad y de forma sucinta reduce potenciales confusiones. En la comunicación escrita, el mensaje ha de ser fácil de entender para que todos los destinatarios del mensaje en la empresa lleguen al mismo significado.
Cuando un equipo no tiene claras las instrucciones, los plazos, las herramientas o el software necesario para realizar el trabajo, esto afectará a la precisión y puntualidad de entrega del proyecto. En este sentido, los mandos tienen la responsabilidad de verificar la comprensión de los empleados para asegurarse de que han asimilado correctamente la complejidad de las tareas asignadas. Resumir el mensaje es una forma de ayudar a todos a comprender rápidamente el desarrollo del trabajo sin tener que revisar demasiada información.
Educar a la plantilla de una empresa en el uso del tono adecuado es crítico para conseguir una comunicación sólida. El tono subyacente puede reforzar las palabras de aliento o generar desaliento. Un tono positivo puede inspirar a las personas y hacer que se apasionen con los proyectos. Recordar a los empleados que tengan en cuenta el tono que utilizan cuando se comunican puede reducir malentendidos y vanas discusiones.
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2. Crea historias
Durante toda su historia, los seres humanos han utilizado la narración para compartir información relevante, dar instrucciones, inspirar o asegurar la permanencia de un relato histórico. ¿Por qué no usar este recurso también en la comunicación corporativa? Las historias tienen el poder de captar y transmitir emociones, capaces de generar vínculos más fuertes entre los empleados. De este modo, cuando ellos tengan que explicar la marca de la empresa o la misión de sus fundadores será más sencillo y natural hacerlo con una historia de fondo.
En un entorno saludable de comunicación interna, las historias ayudan a los ejecutivos y al resto de empleados a conectarse. Una historia honesta y estimulante puede ser internalizada por todos ellos y puede impulsar el propósito de alcanzar objetivos de negocio. Cuando un equipo trabaja hacia una meta compartida, con un propósito significativo reconocido, esta se alcanzará a más velocidad.
3. Mantén reuniones regularmente
Programar reuniones periódicas de planificación de la comunicación interna es clave para un personal bien informado. Los empleados y gerentes que carecen de las actualizaciones más recientes o no tienen conocimiento de los objetivos recientes o prioritarios acabarán retrasando su progreso individual y grupal. Los empleados han de ser informados con anticipación de las reuniones y de los temas que se discutirán en ellas para que puedan preparar sus intervenciones adecuadamente. Los empleados más participativos, de hecho, estarán ansiosos por que llegue el momento de la puesta en común.
Reuniones de equipo celebradas solo una o dos veces al año pueden conducir a una mala comunicación en el trabajo, a relaciones distantes e incluso a la desconfianza entre los líderes y el resto de miembros de los equipos. Para evitarlo, establece un calendario consistente de reuniones para mejorar la calidad de las comunicaciones internas. Ofrecer incentivos en las reuniones que generan menos asistencia puede ser un aliciente para promover la participación, a la vez que puede convertirse en parte de la estrategia de comunicación corporativa.
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4. Promueve el feedback
Las opiniones y sugerencias de los empleados deben fomentarse en un entorno corporativo. Es difícil si no para los empleados con más responsabilidad tener una idea clara de lo que piensan los miembros de sus equipos. Por su experiencia personal durante su rutina diaria, los trabajadores pueden identificar cuellos de botella en la producción y son ellos, por tanto, los que pueden recomendar soluciones significativas a esos problemas detectados.
Algunos ejemplos de comunicación interna que impulsan la retroalimentación constructiva incluyen:
- Permitir aportes anónimos de ideas en cualquier momento del año.
- Dar a todos los trabajadores la oportunidad de compartir su opinión.
- Recompensar a los empleados que aporten ideas excepcionales.
- Fomentar la comunicación respetuosa entre las partes involucradas.
Dar feedback a los empleados es tan importante como recibirlos por su parte. Las evaluaciones de desempeño pueden ayudar a los trabajadores a entender su trabajo y a hacer mejoras según se requiera. Los mandos intermedios que brindan a los empleados comentarios adicionales en privado pueden ayudarles a mejorar, a la vez que se consigue materializar los objetivos de la empresa a más velocidad. Cuando los empleados identifican dónde pueden estar sus fortalezas y debilidades, es posible hacer cambios sobre la marcha para lograr un mejor desempeño.
5. Impulsa el papel de Recursos Humanos
Las personas son de incontable valor para una empresa. Es posible cultivar la armonía en el lugar de trabajo coordinando los esfuerzos de la dirección y del resto de personal, gracias al importante trabajo del área de recursos humanos. Para ello deben animar a que se lleve a cabo una mejor comunicación interna. Así, por ejemplo, si un empleado cree que algo se ha hecho mal o que ha sido tratado injustamente, su función será ofrecerle labores de mediación y hacerse cargo de su queja.
Si, por el contrario, los trabajadores temen que sus respuestas u opiniones puedan resultar en una reacción violenta, es menos probable que expresen sus puntos de vista. Los miembros de una empresa deben sentirse cómodos para que los esfuerzos comunicativos sean genuinos. Demostrar que la seguridad laboral de los trabajadores no está amenazada por el hecho de que ellos expresen sus opiniones al equipo de recursos humanos puede significar para muchos la confianza necesaria para realizar sugerencias o críticas constructivas en cualquier momento.
6. Aprovecha la tecnología disponible
Aparte de en conversaciones cara a cara, las comunicaciones internas se pueden producir de otras maneras. Empleados de distintos niveles y departamentos pueden comunicarse entre sí a través de:
- Sistemas telefónicos internos
- Videoconferencia
- Aplicaciones
- Software de gestión de flujo de trabajo
- Serious Games
Aunque la tecnología ofrece muchas comodidades, también es crucial proteger la correspondencia y las comunicaciones comerciales. Mantener las debidas protecciones de seguridad y protocolos puede proteger la confidencialidad de la comunicación interna y otros procesos online u offline. El uso de contraseñas complejas y cifradas puede garantizar que las comunicaciones internas se mantengan privadas.
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Una comunicación de buena calidad crea un ambiente de trabajo agradable que eleva la moral de los empleados. Los líderes que valoran la comunicación pueden tomar decisiones más inteligentes en nombre de la empresa. Muchas empresas, además, utilizan elementos de gamificación o videojuegos como ADA o Mars para llevar a cabo parte de su comunicación interna, ya que el juego genera más participación por parte de los empleados.
Si bien la comunicación externa entre la empresa y los clientes siempre será importante, la comunicación interna entre el personal y los gerentes es esencial para las operaciones diarias y el éxito de cualquier empresa.
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