Si nous jetons un œil à notre calendrier, nous verrons la quantité de réunions que nous avons de prévues, sûrement beaucoup trop. Presque toutes ces rencontres sont non seulement improductives, mais également ennuyeuses et une perte de temps. Sans parler du coût que cela représente pour l’entreprise !
Quand nous sommes convoqués à une réunion, comment savoir si nous devons y assister ou pas ? Sont-elles toutes une perte de temps ? Non ! Les réunions sont nécessaires et elles peuvent être un outil utile et efficace au sein des entreprises. Ce qui se passe c’est qu’il y a des situations qui ne requièrent pas de réunion. Notez ces dix circonstances dans lesquelles vous ne devez pas assister aux réunions :
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1. Si aucun agenda n’a été établi
Vous ne pourrez rien faire ressortir d’une réunion sans un agenda établissant au préalable les objectifs et les thèmes à traiter. Définissez l’agenda à l’avance, c’est indispensable pour marquer les temps et se concentrer sur les thèmes importants. Une fois défini, vous pourrez convoquer les participants.
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2. Si la ponctualité n’est pas respectée
La règle numéro 1 pour que les réunions soient réellement productives est le temps. Vous devez éviter de participer non seulement aux réunions qui n’établissent pas de durée adéquate et ne respectent pas les temps d’intervention, mais également à celles qui commencent tard. Punissez le manque de ponctualité au nom de l’efficacité.
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3. Situations imprévues
Les réunions doivent être convoquées avec suffisamment de temps pour pouvoir organiser l’agenda et permettre aux participants de préparer leur intervention. Ne permettez pas que les réunions improvisées n’interrompent votre planification.
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4. Si elles requièrent trop de temps
En planifiant une réunion, par défaut, on établit une durée d’une heure. La plupart des réunions peuvent être menées à bien avec la moitié du temps programmé. Évitez les réunions interminables ! Des applications telles que Brilliant Meeting vous aideront à le faire.
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5. Des conférences plutôt que des réunions
Il est important de désigner un modérateur qui veille au respect des thèmes et des objectifs, mais une réunion ne doit pas pour autant tourner autour du discours d’une seule personne. La réunion doit servir à échanger des idées, à dialoguer et à offrir des propositions. Évitez les réunions auxquelles vous ne pourrez pas participer activement.
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6. S’il y a trop de participants
Les réunions ayant trop de participants ont peu de chance d’être productives, car il sera impossible d’avoir des conversations importantes ou de prendre des décisions importantes.
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7. Si le sujet ne vous concerne pas directement
Si vous n’êtes pas concerné par le sujet de la réunion, vous n’avez aucune raison d’y assister. Rendez-vous uniquement aux réunions où votre participation est indispensable.
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8. Si vous n’êtes pas disponible
Nous ne pouvons pas nous trouver à deux endroits à la fois : annulez donc toutes les réunions qui se superposent dans votre calendrier, vous verrez comme votre niveau de stress diminuera.
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9. Si c’est l’heure de manger
L’heure du déjeuner peut et doit être bien utilisée pour de nombreuses choses, mais il n’y a pas de raison pour la transformer en une réunion de travail de plus. Profitez de votre temps de repos pour recharger vos batteries.
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10. Si vous êtes en horaire productif ou à la fin de la journée
Évitez les réunions durant vos heures productives, réservez ces moments pour avancer sur vos tâches les plus importantes. Pour la même raison, essayez de ne pas convoquer ou de participer à des réunions à la dernière heure de la journée. Il est peu probable de parvenir à une conclusion ou de prendre des décisions car le personnel est fatigué et distrait.
En définitive, on est souvent sollicité pour assister à des réunions, mais avant de décider si on doit y participer ou pas, nous devons nous demander si elle sera vraiment productive pour nous ou si elle nous fera perdre notre temps. Si nous cessons de participer à des réunions inutiles, nous améliorerons notre productivité. Quelles réunions pensez-vous que vous pouvez éviter ?